Musikschule, Musikunterricht verwalten

Allgemeines
Die HS-Schülerverwaltung ist ein Datenbankprogramm für Musiklehrer, (Instrumentallehrer, Gesangslehrer, Lehrer an Musikschulen). Ich als Klavierlehrer suchte selber lange nach Lösungen auf diesem Gebiet, und habe einige Datenbanken ausprobiert um sie an die Anforderungen eines Musiklehrers anzupassen. Da ich aber nichts absolut geeignetes gefunden habe, habe ich mich irgendwann entschlossen, selber für Abhilfe zu sorgen. Ich kaufte die Standardversion von Delphi 5 und habe als erstes einen Rechner programmiert (HS-Rechner) um eine gewisse Fingerfertigkeit auf diesem Gebiet zu erwerben. Dann habe ich im Sommer 2002 die Professionalversion von Delphi 5 erworben und programmiere seitdem in meiner Freizeit an dieser Schülerdatenbank. Meine Hoffnung ist, dass einige Kollegen auch von diesem Projekt profitieren können. Für Anregungen und konstruktive Kritik bin ich dankbar.

Was ist neu in Version 2.6

Das Installationsscript wurde aktualisiert um eine verbesserte Kompatibilität mit Windows 10 zu ermöglichen.
Die Datenbank ("Absolute Database") wurde ebenfalls aus gleichem Grund aktualisiert.
Automatisches Backup der Datenbank beim Programmstart. Näheres hierzu im Abschnitt Abgleich.
Genauere Beschreibung in der Versionsgeschichte.
Für diese Versionen brauchen Sie einen neuen Regstrierungsschlüssel. Er ist aber für Benutzer der Versionen 2.4 und 2.5 gratis.
In Version 2.6.0.1 ist ein Auswahlmenü für die Tage hinzugefügt.

Erste Schritte
Um sich später zusätzliche Arbeit zu ersparen, sollten Sie am Anfang, das Programm Ihren Anforderungen anpassen.

Als erstes ist es sinnvoll, im Menü "Einstellungen" auf "Auswahllisten bearbeiten" zu klicken. Hier sollten Sie Ihr Fach / Fächer an die erste Stelle in der Fächerliste eintragen. Alle andere Einträge (Beispiele) können gelöscht werden. Klicken Sie hierfür auf die Einträge die gelöscht werden sollen und anschließend auf die Schaltfläche "Löschen". Als nächstes sollten Sie (wenn Sie an einer Musikschule arbeiten), unter dem Punkt "Schule/Privat" geeignete Kürzel für Ihre Schule eingeben. Klicken Sie dazu auf "Schule1" und anschließend auf "Bearbeiten". Geben Sie dann ein neues Kürzel ein. Alle anderer Auswahllisten (Rollboxen) können später bearbeitet werden.

Als nächstes klicken Sie im Menü "Einstellungen" auf "Grundeinstellungen" und geben die wichtigsten Informationen ein. Viele davon werden für die diversen Druckfunktionen benötigt und wenn hier nichts eingegeben wurde, bleiben Briefköpfe und Berichtsköpfe unvollständig.

Klicken Sie jetzt auf das grüne Pluszeichen in der Symbolleiste (oben). Damit fügen Sie einen neuen Datensatz ein, in den alle Informationen über den ersten Schüler eingegeben werden können. Wenn Sie die Informationen eingegeben haben und weitere Schüler mit ähnlichen Informationen eingeben wollen, können Sie jetzt im Menü "Einstellungen" auf "Vorgaben für neuen Datens. speichern" klicken. Dadurch werden alle Informationen die jetzt oberhalb der Linie in der Eingabemaske stehen automatisch mit in den nächsten Datensatz eingegeben. (z.B. wenn Sie am gleichen Tag und am gleichen Ort mehrere Schüler unterrichten).

Es ist empfehlenswert die vorhandenen Gliederungsdatensätze nicht zu überschreiben oder zu löschen. Diese sind fast leere Datensätze mit den Namen der Wochentage, die der verbesserten Übersicht in den Tabellen dienen.
Gliederungsdatensätzen werden mit einem Häkchen in der Eingabemaske gekennzeichnet und werden in vielen Fällen automatisch herausgefiltert.

Dateneingabe
Die Dateneingabe erfolgt über die Eingabefelder der Eingabemaske, die beim Programmstart automatisch geöffnet wird. Auf den ersten Blick sieht es hier nach viel Arbeit aus. Viele Felder müssen für jeden Schüler ausgefüllt werden. Es sind aber einige Hilfen einprogrammiert worden, um diesen Vorgang zu beschleunigen. Auf der rechten Seite der Eingabemaske sehen Sie in einer Tabelle eine Übersicht der schon eingegebenen Datensätze. Diese können nach Nachnamen oder Tagen sortiert und angesteuert werden. (Schaltflächen rechts oder unterhalb der Tabelle.)

Die Informationen über jeden Schüler werden in Datensätzen gespeichert. Wenn Sie einen neuen Datensatz eingeben wollen (einen neuen Schüler), haben Sie drei Möglichkeiten. Sie können auf das Plus-Zeichen in der Symbolleiste klicken. Sie können über das Menü "Datensatz" auf "Neu" klicken oder Sie verwenden das Tastaturkürzel "Strg-N".

Wenn Sie mehrere Schüler am gleichen Ort und am gleichen Tag eingeben, lohnt es sich, die Funktion "Vorgaben für neuen Datens. speichern" zu benutzen (Menü "Einstellungen" oder Strg-Q) Dann werden die aktuellen Eingaben gespeichert und beim nächsten neuen Datensatz verwendet. (Die Eingaben oberhalb von der Querlinie in der Eingabemaske.)

Die meisten Felder sind selbstklärend, trotzdem hier das wichtigste im Überblick.
Tag = Wochentag, der hier als Zahlenwert eingegeben wird. (1 = Montag, 2 = Dienstag u.s.w.) Sie können aber auch den Tag aus einem Popup-Menü auswählen wenn sie auf die Überschrift des Feldes klicken. (durch einen Pfeil gekennzeichnet)
Der Tag kann gegliedert werden mit einer weiteren Zahl oder einem Buchstaben. (z.B. 11, 12, 13 ... 1a, 1b, 1c, ... 1.1, 1.2, 1.3 u.s.w) Wenn die erste Zahl eine Eins ist, wird die Zahl als Montag interpretiert. Es können auch Buchstaben eingegeben werden, aber nur die Buchstaben "e" , "i","v" und "vl" haben eine Bedeutung. ("e" = ehemalige Schüler, "i" = Interessent, "v" = Verwaltung, "vl" = Verleih).

Es kann sehr nützlich sein, die ehemaligen Schüler eine Weile weiter zu führen, weil z.B. wegen Steuererklärung noch einmal nachgeschaut werden muss wann der Schüler aufgehört hat. Die Buchstaben "i" und "v" werden automatisch zugewiesen, wenn das Feld "Schule / Privat" auf Interessent oder Verwaltung geändert wird, können aber auch manuell zugewiesen werden.
Uhrzeit = Uhrzeit der Stunde. Dieser Wert kann mit der Löschfunktion gelöscht werden, wenn er vergeben wurde. Klicken sie dazu mit der linken und anschließend mit der rechten Maustaste ins Feld. Dann erscheint der Befehl "Feld löschen". Da dass das Programm die korrekte Zeiteingabe überwacht, wird die leere Eingabemaske nicht als korrekte Zeit akzeptiert. Die Zeitangabe kann aber auch mit der "Backspace-Taste" gelöscht werden.
Fach = Unterrichtsfach. Dies kann auch aus der Auswahlliste ausgewählt werden, falls vorhanden. Wenn Ihr Fach nicht vorhanden ist, schreiben Sie es ins Eingabefeld. Es wird anschließend automatisch in die Liste aufgenommen. (Beim Wechsel ins nächste Feld)
Unterrichtsform. Unterschieden wird zwischen Einzelstunden und verschiedenen Gruppengrößen. (Gruppen müssen immer mit dem Buchstaben "G" anfangen. "Blockflötengruppe" wird z.B. nicht als Gruppe erkannt, und dann lässt sich auch keine Gruppennummer eingeben).
Unterr.zeit = Größe der Unterrichtseinheit. (1 = Ganze Stunde, 0,25 = viertel Stunde, 0,5 = halbe Stunde, 0,75 = Drei viertel Stunde, 0,375 = halbe dreiviertel Stunde u.s.w). Wie lang die Unterrichtseinheit tatsächlich ist, lässt sich im Menü "Einstellungen" / "Grundeinstellungen" einstellen.
Gr. Nr. = Gruppennummer. Dieser Wert kann nur bei Gruppen eingegeben werden. Wenn als Unterrichtsform "Gruppenunterricht" eingegeben wurde, versucht das Programm eine logische Gruppennummer einzugeben. Wenn es einen Eintrag am gleichen Tag und zur gleichen Zeit findet, vergibt das Programm dieselbe Gruppenummer, sonst bei jeder neuen Uhrzeit eine Nummer höher. Für die Darstellung im Stundenplan ist dies nicht wichtig, aber in der Stundenplantabelle werden die Gruppen dadurch sichtbar.
Anfangsdatum = Anfangsdatum des Schülers. Dieser Wert wird auch überwacht aber lässt sich über die Löschfunktion oder mit Backspace löschen (siehe "Zeit").
Abmeldedatum. Dieser Wert wird ebenfalls überwacht. Wenn Sie ein Abmeldedatum vordatieren wird das Progamm den Schüler beim ersten Programmstart nach diesem Datum automatisch als einen ehemaligen Schüler führen. Gegebenfalls wird der Schüler ab dann in der Finanztabelle nicht mehr automatisch geführt und er wird auch aus der Bankeinzugstabelle entfernt.
Art (Schule / Privat) = Art des Schülers. Unterschieden wird zwischen Privatschülern, Schule1, Schule2, Ehemalige Schüler, Interessenten, Lehrer, Verwaltung und Verleih. Bei "ehemaligen Schülern" wird der Tag auf "e" umgestellt. Bei Interessenten wird der Tag "i" eingestellt. Bei Verwaltung wird der Tag "v" eingestellt. "Verwaltung" ist für die verschiedenen Anschriften der Musikschulen gedacht. Bei dieser Einstellung verändert sich die Feldbeschriftung "Eltern Vor- und Zuname" in "z. Hd. :" Dieses Feld kann dann für die erweiterte Empfängerangabe benutz werden. "Verleih" ist für die Kunden des Instrumenten- oder Notenverleihs vorgesehen. Lehrer ist für die Mitarbeiter. Sie werden wie normale Schüler eingegeben aber vom Programm über die Filterfunktionen separiert.
Unterrichtsort = Schulgebäude, zu Hause, bei dem Schüler. Der Ort des Unterrichts. Ist vor allem in größeren Musikschulen wichtig.
Bezirk = Stadtbezirk (Bei größeren Musikschulen)
Raum = Unterrichtsraum (Nummer oder eine andere Bezeichnung)

Die Angaben zum Schüler sind meist selbsterklärend.
Das Feld mit dem Geburtsdatum färbt sich gelb am Tag vor dem Geburtstag, rot am Geburtstag und hellblau am Tag danach.
Schülernummer dient der eindeutigen Identifizierung eines Schülers in einer Musikschule. Diese Nummer könnte bei einem Online-Abgleich der Stundenpläne (Siehe "Online-Stundenplan") von einer Bedeutung sein, muss aber sonst nicht ausgefüllt werden.
L_ID = Lehrer ID-Nummer. Dieses Feld ist nur sichtbar bei der Sortiereinstellung für mehrere Lehrer. (Siehe Schaltflächen.) Die Tabelle wird dann bei Sortierung "Tag/Zeit" erst nach L_ID sortiert und dann erst nach Tag und Zeit. Über dem Feld sehen Sie ein "L". Wenn Sie darauf klicken wird der Name des Lehrers eingeblendet.
Eltern Vor- und Zuname wird im Normalfall für die Adressierung von Briefen, Etiketten u.s.w. benutzt. Diese Angaben sind aber auch sehr wichtig wenn Sie mittels Lastschriftverfahren die Honorare einziehen. Dann wird der der Eltern-Name als Name des Kontoinhabers verwendet.
Wenn dieses Feld leer ist, wird der Schülername verwendet. Wenn ein Schüler z.B. volljährig wird und er selber angeschrieben werden soll und nicht mehr die Eltern, genügt es, dieses Feld zu löschen und die Anrede und Briefanrede auf den Schüler umzumünzen.
Wenn als Tag "v" eingestellt ist (Verwaltungsdatensatz), wird das Feld "Eltern Vor- und Zuname" für zusätzliche Empfängerangabe benutzt. ("z. Hd. " wird angezeigt.)
Anrede (Herr / Frau) und Briefanrede (Lieber Herr ...) werden für die Brieffunktion benötigt.

Die Auswahlfelder (Scrollboxen mit einem Pfeil auf der rechten Seite) werden meisten automatisch erweitert, wenn ein Wert eingegeben wird der noch nicht in der Liste ist. Das nächste Mal kann der Wert aus der Liste gewählt werden. Diese Listen können gezielt bearbeitet werden über das Menü "Einstellungen" / "Auswahlfelder bearbeiten".

Dann sind da noch einige Kästchen, die angeklickt werden können ( auch Kontrollkästchen oder Klickboxen genannt).
Markiert = Datensatz markieren. (Für die gezielte Auswahl von mehreren Datensätzen. Tastaturkürzel ist Strg-M).
ML löscht alle Markierungen auf einen Schlag (Strg-Alt-M).
Gliederungsdatensatz wird angekreuzt, wenn der Datensatz nur zu Gliederungszwecken da ist. (Es ist für eine bessere Übersicht in den Tabellen vorteilhaft, die Tage oder Tagesabschnitte mit einem Gliederungsdatensatz anzufangen). Die Gliederungsdatensätze werden oft automatisch beim Druck ausgefiltert.

Sortierung kann entweder nach Nachname / Vorname oder nach Tag / Zeit erfolgen.

Mit dem Erinnerungsdatum kann das Programm Sie an Aufgaben für einen bestimmen Schüler erinnern. Wählen Sie mit dem Pfeil (Ein Kalender wird geöffnet) das gewünschte Datum aus. Das Datum der Aufgabenerfassung wird ins Notizenfeld geschrieben
(z.B. 01.01.10 >>). Die dazugehörige Aufgabe können Sie in dem Notizenfeld hinter dem Datum notieren. Wenn dieses Erinnerungsdatum erreicht wurde öffnet das Programm den dazugehörigen Datensatz. Der Namer des Schülers und das Notizfeld werden gelb angezeigt. Wenn mehrere fällige Aufgaben vorhanden sind, können Sie mit der grünen Pfeiltast zwischen diesen Aufgaben wechseln.
Wenn die Aufgabe erledigt wurde löschen Sie dieses Datum am besten mit der Dazugehörigen Löschschaltfläche (Mit einem Kreuz). Das Datum der Erledigung wird jetzt ins Notizfeld hinter der von Ihnen geschriebenen Aufgabe eingetragen. (z.B. << 01.02.10)

Oben in der linken Ecke sehen Sie dann eine laufende Nummer die Sie nur lesen aber nicht verändern können. Diese Nummer wird bei jedem neuen Datensatz erhöht und da sie nur einmal im Leben vergeben wird ist sie die eindeutige Identifikation des Schülers / Datensatzes. (Auch wenn Sie alle Datensätze löschen wird diese Nummer beim nächsten neuen Datensatz weiter erhöht).

Oben in der rechten Ecke neben der Tabelle sehen Sie das aktuelle Datum. Wenn Sie darauf klicken, sucht das Programm nach Schülern die gestern, heute oder morgen Geburtstag haben. Wenn Sie sehr viele Schüler aufgenommen haben kann dies einige Sekunden dauern. (In den Grundeinstellungen können Sie das Programm veranlassen, immer am Programmstart nach Geburtstagen zu suchen.)

Oben sind auch die Schaltflächen " –> F" und "–> K" . Damit tragen Sie den Schüler zusätzlich in die Finanztabelle und in die Klassenliste ein.

Schaltflächen

Brief & Briefkopf
Die Brieffunktion ist für den schnellen und reibungslosen Briefverkehr mit den Schülern oder mit der Musikschule gedacht. Wenn der Datensatz eines Schülers ausgewählt ist, können er oder seine Eltern, mit einem Klick auf das Briefsymbol (Symbolleiste) angeschrieben werden. Der Briefkopf und die Anrede werden automatisch generiert und Sie können gleich mit Betreffzeile und Brieftext loslegen.

In dem Rahmen "Daten verwenden", können Sie entscheiden, wer angeschrieben werden soll. Mit "Aktuellen Datensatz" wird nur der Schüler (Schülereltern) des aktuellen Datensatzes angeschrieben. Wenn Sie "Markierte Dateien" oder "Aktuelle Filtereinstellung" auswählen, wird ein Serienbrief an alle Schüler die dem Filter oder den Markierungen entsprechen, generiert, mit dem Text, den Sie eingegeben haben. Voraussetzung ist, dass Sie Angaben wie Anrede und Briefanrede auch ausgefüllt haben.

Sie können auf die Gestaltung des Briefkopfs Einfluss nehmen in dem Sie einen Briefkopf mit: "Nur Name" (Ihr Name), "Nur Logo" oder mit "Logo und Name", auswählen. Die Einstellungen für eine genauere Gestaltung des Briefkopfes können sie von hier über die Schaltfläche "Briefkopf gestalten" erreichen. Dadurch kommen Sie zu den Grundeinstellungen und können dort die Grafikdatei für das Logo auswählen, die Maße des Logos angeben, die genaue Plazierung von Logo, Namen und Adressdaten vornehmen und vieles mehr.

Für den Brief stehen Ihnen in der Symbolleiste eine Reihe der gebräuchlichsten Möglichkeiten für Briefformatierung zu Verfügung. Sie können die Schrift und die Schriftgröße auswählen (Voreinstellung ist Arial). Wenn Sie die Schrift schon vor dem Schreiben auswählen, wird diese Schrift und Schriftgröße als neue Standardschrift gewählt und in der Ini-Datei gespeichert. Sie können linksbündig, zentriert oder rechtsbündig schreiben, und Sie können die Schrift fett, kursiv oder unterstrichen machen. Weiterhin kann der Text gespeichert und wieder geladen werden. Der Zeilenabstand lässt sich noch nicht verändern.

Mit dem Text wird auch die Schülernummer und die Betreffzeile gespeichert. So wird bei einem erneuten Laden des Textes automatisch der richtige Schüler eingestellt. Wenn Sie einen gespeicherten Brief erneut ausdrucken müssen, können Sie wahlweise das ursprüngliche Datum verwenden. Verwenden Sie hierfür das Kontrollkästchen unten.

Wenn Sie das Häkchen "Word-Vorlage benutzen" aktivieren, wird der Briefinhalt in eine Word-Vorlage umgeleitet. Diese Vorlage kann dann bearbeitet werden und beliebig gestaltet werden. Wenn dieses Häkchen aktiviert ist, wird bei "Briefkopf gestalten" diese Vorlage zur Bearbeitung geöffnet.

Etikettendruck
Wenn Sie große Umschläge verschicken müssen, können Sie sehr einfach mit dem Programm Etiketten ausdrucken. Klicken Sie dafür auf das Etikettensymbol in der Symbolleiste. In der Auswahlbox ist zwar nur eine Art von Etiketten aufgelistet, aber wenn Sie die Maße für Ihre Etiketten eingeben, werden die Schriftgröße und der Zeilenabstand neu berechnet, damit die Adressfelder darauf passen.

Stellen Sie dafür als erstes die Spalten- und die Reihenzahl ein. (Vorläufig können nicht mehr als 3 Spalten angegeben werden.) Nach diesen Angaben wird jetzt die Etikettenhöhe und Breite neu berechnet. Stellen Sie als nächstes die Ränder ein. Es handelt sich um den Abstand zwischen den Etiketten und dem Blattrand. (Entweder ist dieser Abstand auf dem Etikettenpaket angegeben oder Sie müssen ihn mit einem Lineal nachmessen. Wenn kein Abstand, bitte eine "0" eingeben) Auch der Spaltenabstand muss jetzt eingegeben werden. (Wenn zwischen den Spalten ein unbenutzter Streifen ist, was meisten nicht der Fall ist.)

Geben Sie dieser Definition einen neuen Namen (oben in der Auswahlbox) und klicken Sie auf das grüne Häkchen. Eventuell werden die Angaben jetzt erst korrigiert. Wenn das der Fall ist, überprüfen Sie ob die Größenangaben des Etiketts jetzt den Angaben des Herstellers entsprechen. Wenn ein winziger Unterschied vorhanden ist, können sie jetzt die Größenangaben direkt eingeben. Wenn das Programm die Angaben erneut korrigiert, würde ich es dabei belassen und die Definition mit den errechnetet Werten speichern.

"Umrandung drucken" bewirkt, dass Sie in der Druckvorschau eine Abbild des Etikettenumrisses erkennen. Bei Druck auf Normalpapier, können Sie damit die Genauigkeit der Größenberechnung beurteilen.
Letzte Reihe leer bewirkt, wie zu vermuten ist, dass die letzte Etikettenreihe nicht bedruckt wird. Das ist wichtig, wenn der Etikettenbogen unten keinen Rand aufweist und die Etiketten eher klein sind. Die meisten Drucker können nicht bis an den unteren Rand des Bogens drucken, sondern lassen 0,5 bis 1 cm frei.
Sie können natürlich auch angeben, bei welchem Etikett angefangen werden soll. So können Etiketten auch einzeln benutzt werden und nicht immer der ganze Bogen. Die Reihenfolge ist hierbei immer von oben nacht unten, und dann erst die nächste Spalte.

Kalender
Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie einen Monatskalender.

Einzelne oder mehrere Lehrer (Mitarbeiter verwalten)
Wenn die Schaltfläche mit dem Kopf gedrückt ist verändert sich zunächst die Sortierreihenfolge. Die Datensätze werden jetzt nach "L_ID" /"Tag"/"Zeit" sortiert. Gleichzeitig werden die Eingabefelder für das "L_ID" und das Filter "Nur eigene Sch." sichtbar.
Zugrunde liegt die Absicht, dieses Programm auch für kleinere Musikschulen tauglich zu machen. Die Lehrer und die Schüler werden zwar in der gleichen Datenbank geführt, werden aber über die Sortierreihenfolge und die Filter auseinander gehalten.
(L_ID = Lehrer-Identnummer). Die Schüler des Mitarbeiters (Lehrer) werden ihm zugewiesen über diese gleiche L_ID.

Wenn Sie einen Lehrer in die Schülerdatenbank aufnehmen, geschieht dies wie bei einem neuen Schüler. Stellen Sie "Art (Schule / Privat)" auf Lehrer. Der Tag wird dadurch automatisch auf "l" (L) eingestellt. Geben Sie dem Lehrer eine beliebige ID-Nummer.
Die Lehrkraft wird dann immer hinter den eigenen Schülern in der Tabelle geführt (Tag = L), wird aber im Stundenplan ausgefiltert, wenn Sie das Filter "Nur aktive S." benutzen.

Gegebenfalls können Sie Ihr eigenes L_ID in den Grundeinstellungen eingeben. Dies ist allerdings meistens nicht nötig. Auch ein leeres L_ID-Feld wird dann als Ihr L_ID interpretiert. Nur wenn sie selber angestellt sind bei einer Schule die diese Software benutzt müssen Sie hier Ihr L_ID eintragen. Anschließend müssen Sie dann das L_ID bei allen Ihren Schülern eintragen. (Lässt sich aber bequem über die Vorgabenfunktion einrichten)

Aktuelle Ansicht drucken
Mit der Druckerschaltfläche können Sie jederzeit die aktuelle Ansicht des Programms ausdrucken. In der Eingabemaske bekommen Sie die Daten des aktuellen Schülers. Im Register Stundenplan wird der Stundenplan gedruckt und so weiter. Weitere Druckfunktionen sind über das Menü "Drucken" und über die Schaltflächen "Brief" oder "Etiketten" zu erreichen.

Der DB-Navigator
Die 9 Schaltflächen in der unteren Reihe gehören zum DB-Navigator. (DB = Datenbank). Er dient, wie der Name schon sagt, der Navigation in den Tabellen oder in der Eingabemaske. Mit ihm können Sie auch schnell Datensätze hinzufügen oder entfernen. (Die Schaltflächen "+" und "-").
Nach der Dateneingabe kann diese damit übernommen oder abgebrochen werden. Gehen Sie mit der Maus über die Schaltflächen, um eine Funktionsbeschreibung zu bekommen.

Filter

Die Filter sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden Datenbankprogramms. Hiermit können die Daten nach bestimmten Kriterien ausgewählt werden und so z.B. gezielt für die Druckfunktionen benutzt werden.
Die Filter sehen Sie im Programm oben, rechts neben den Schaltflächen.
Nur Gruppen = Nur Gruppenschüler werden angezeigt.
Nur Einzelsch. = Nur Einzelschüler werden angezeigt.
Nur aktive S. = Nur aktive Schüler anzeigen. Ehemalige Schüler, Interessenten, Verwaltungsdatensätze und Lehrer werden herausgefiltert. (Alles was im Feld "Tag" nicht eine Nummer zugewiesen bekam).
Nur eigene S. = Nur eigene Schüler anzeigen. Diese Option ist nur bei der Einstellung für mehrere Lehrer sichtbar. Dabei werden die Schüler mit Ihrem eigenen "L_ID" gefiltert. Wenn Sie sich selber kein "L_ID" zugewiesen haben, werden die Schüler ohne "L_ID" herausgefiltert.
Nur Mitarb.-S. = Nur Schüler von Mitarbeitern anzeigen. Es werden alle Schüler angezeigt die eine von Ihrer abweichende L_ID haben. Dies Option ist auch nur bei der Einstellung für mehrere Lehrer verfügbar.

Filter1 hat den gleichen Inhalt wie das Auswahlfeld "Art (Schule / Privat..)". Sie können damit z.B. gezielt die Schüler aus einer der Schulen oder nur Privatschüler auswählen. Filter1 hat auch Einfluss auf den Briefkopf und die Berichte. Je nachdem, welcher Filter ausgewählt ist, erscheint ein anderer Briefkopf oder "Berichtskopf". Jeder Briefkopf kann mit einem individuellen Logo versehen werden, und der Schulname kann auch mit einer frei wählbaren Schrift gestaltet werden. (Siehe Einstellungen).
Filter2 bietet viele andere Möglichkeiten der Filterung. Sie können vor allem über die Vergleichskriterien frei entscheiden. Es kann z.B. entschieden werden ob der Wert des Feldes Tag gleich(=), kleiner oder gleich als (<=), größer als (>) oder nicht (<>) 3 ist. Im ersten Fall werden nur die Mittwochsschüler ausgewählt. Im zweiten Fall werden die Mittwochschüler und die Schüler früher in der Woche ausgewählt. Im dritten Fall werden die Schüler ab Donnerstag ausgewählt und im letzten Fall werden alle Schüler außer den Mittwochsschülern ausgewählt.
In vielen Fällen werden die Einträge der entsprechenden Auswahlfelder automatisch zur Auswahl angeboten.

Die Menüs
Das Programm hat zur Zeit sieben Menüs.

Datei
Daten importieren können Sie nur benutzen wenn Sie die "Borland Databse Engine" (BDE) noch auf Ihrem Rechner haben. Wenn dies nicht der Fall ist, werden Sie mit dieser Funktion nur eine Fehlermeldung erzeugen. Wenn Sie Daten aus Access, Dbase, Foxpro oder anderen älteren Formaten importieren müssen und die Version 1.8 gelöscht haben, können Sie diese erneut aus dem Internet downloaden um wieder auf die BDE zugreifen zu können. Unter Windows Vista müssen Sie erst die Anleitung in der beigefügten Hilfedatei lesen um die BDE zum Leben zu erwecken.
Mit dem Importprogramm werden die Daten erst in die Temporäre Datenbank "Temp.ABS" importiert.
Danach können Sie die Daten mit der Abgleichfunktion gezielt in die Schülerverwaltung aufnehmen.

Wenn Sie Ihre Daten bisher in einer Excel-Tabelle verwaltet haben gehen Sie bitte folgendermaßen vor.
Öffnen Sie Ihre Tabelle mit der Tabellenkalkulation "Calc" von OpenOffice. (Kann gratis heruntergeladen werden)
Speichern Sie dort Ihre Tabelle als CSV-Datei. (Speichern unter >> Speicherformat "Txt -CSV" auswählen >> Namen eingeben >> speichern. Weder Excel 2000 noch Excel 2007 erzeugen eine für die Schülerverwaltung lesbare CSV-Datei.)
Danach mit der Abgleichfunktion die Datensätze einzeln importieren.

Daten exportieren ist für den Datenaustausch mit Tabellenkalkulationen gedacht. Es wird eine Datei im Excel-Format hergestellt (voreingesteller Dateiname ist "Export.xls") und auf Wunsch mit einem zuständigen Programm eröffnet. Wenn Excel nicht verfügbar ist, versucht das Programm, diese Datei mit einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm oder dem Excel-Viewer zu öffnen.

Als erstes wählen Sie die Datenbank dessen Inhalte exportiert werden sollen aus. Hier stehen die Schüler- ,Finanz- , Instrumenten-, Noten- und Verleihdatenbank zu Verfügung.
Als zweites müssen Sie die Felder die exportiert werden sollen auswählen. Sie können einzelne Felder oder alle Felder übernehmen und deren Reihenfolge bestimmen. Wenn Sie die Maus über die verschiedenen Schaltflächen bewegen, sehen Sie eine Erklärung der Funktionen.
Drittens wählen Sie eine Zieldatei aus oder Sie schreiben den Dateinamen ins Feld (Mit der Endung "*.xls"). Wenn die Datei schon vorhanden ist wird sie überschrieben ohne Vorwarnung!
Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche "Ausgewählte Felder in Tabellenkalkulation exportieren" klicken wird der Export vorgenommen.

Hier gibt es auch die Möglichkeit, die Daten eines einzelnen Datensatzes in ein Word-Dokument zu exportieren. Wählen Sie erst ein Word-Dokument mit Text-Formularfeldern aus. Ein Beispieldokument mit 8 Textfeldern ("Export vorlage.dot") ist mitgeliefert. Der Inhalt des ersten Feldes in der rechten Feldliste wird in das Text-Formularfeld "Text1" geschrieben u.s.w. der Reihe nach. Sie können weitere Felder hinzufügen, Felder löschen und natürlich den Text frei verändern. Es ist sinnvoll die gleiche Anzahl Felder für den Export auszuwählen, wie im Dokument vorhanden sind, auch wenn es im Normalfall es nicht zu einer Fehlermeldung kommt wenn dies nicht eingehalten wird.

Daten abgleichen bietet Ihnen die Möglichkeit veränderte Daten von einem Laptop oder Tablet-PC mit den Daten in der HS-Schülerverwaltung abzugleichen. Unterstütz werden die Formate "Absolute Database", SQL, TXT und CSV.
Text- und CSV-Dateien werden erst in eine temporäre Tabelle importiert. Nach der "Synchronisierung" der Felder können Sie die Daten ganz normal abgleichen oder datensatzweise importieren.

Wenn der Laptop oder PDA so mit dem Rechner verbunden sind, dass die Daten direkt im Dateimanager sichtbar sind, können die Daten mit einer direkten Verbindung abgeglichen werden. (Wenn das externe Gerät wie eine weitere Festplatte sichtbar ist). Ansonsten müssen Sie als erstes eine Austauschdatei (txt, oder csv) oder eine Kopie der externen Datenbank auf diesen Rechner kopieren oder über Diskette oder USB-Stick zugänglich machen. Laptops können oft mit einem USB-Kabel mit dem Rechner verbunden werden, bei den Tablet-PCs ist es sicherlich Systemabhängig, aber da kenne ich mich nicht so aus.
In dem Abgleichsfenster müssen Sie als erstes entscheiden, welche Tabelle abgeglichen werden soll. Im Normalfall ist es die Schülertabelle, aber auch der Abgleich der Finanztabelle und Klassenliste ist möglich ("Schülerdatenbank" "Finanzdatenbank" oder "Klassenliste" auswählen). Danach öffnen Sie die externe Datei. (Taste mit dem Ordnersymbol). Um Ihre Import-Datei sichtbar zu machen müssen Sie unter Umständen erst das richtige Dateiformat einstellen (ABS, SQL, CSV oder TXT)

Wenn Sie diese Datei das erste Mal öffnen, werden Sie jetzt aufgefordert, die zueinander passenden Felder miteinander zu verknüpfen. In dem Fenster "Feldnamen für Datenabgleich" müssen Sie die passenden Felder in beiden Feldlisten an die gleiche Stelle verschieben. Wenn z. B. Das Feld "Nachname" mit dem Feld "Familienname" abgeglichen werden soll, so ist dies gewährleistet, wenn beide Felder an gleicher Position stehen. Die Position der Felder wird unten im Fenster angezeigt.
Das Programm geht davon aus, dass gleich genannte Felder zusammen passen. Deshalb werden als erstes die gleichgenannten Felder weitgehend automatisch einander zugeordnet. Felder, die nicht abgeglichen werden sollen oder können, müssen Sie löschen. Überzählige Felder der einen Seite müssen auch gelöscht werden, dies geschieht allerdings auch automatisch wenn Sie das Fenster schließen.
Eine Sonderrolle hat das Feld "Nr" in der Schülertabelle. Dieses Feld ist nicht editierbar, weil es eine Identifikationsnummer des Datensatzes ist. Allerdings können Sie dieses Feld mit den Feldern "SchNr" oder "S_ID" abgleichen, wenn diese laufende Nummer als Schülernummer in den anderen Feldern nachträglich eingetragen werden soll. Wenn Sie versuchen, das Feld "Nr" zu editieren, bekommen Sie eine Fehlermeldung. Um so eine Fehlermeldung zu vermeiden, können Sie es auch aus beiden Feldlisten löschen.

Wenn Sie die Fehlermeldung "Feldname XXX nicht vorhanden" bekommen, müssen Sie mit der Schaltfläche "Felder verbinden"die Felder erneut synchronisieren.

Jetzt müssen Sie im Fenster "Abgleichen" auf die Schaltflächen "Nächsten Datens. prüfen" oder "Automatisch bis Ende prüfen" klicken. Bei jedem Feld eines Datensatzes, dass abweichende Inhalte hat, wird angehalten und die Unterschiede angezeigt. Sie können jetzt mit einem Klick in die eine oder andere Richtung eine Änderung übernehmen. Nach Datenabgleich wird automatisch im nächsten Feld weitergesucht.

Wenn ein Datensatz gefunden wird, der nicht in der anderen Tabelle vorhanden ist, werden Sie gefragt, ob dieser als neuer Datensatz aufgenommen werden soll. Im Normalfall wird die externe Tabelle durchgesucht und dadurch nur neue Datensätze aus dieser Tabelle gefunden. Wenn Sie neue Datensätze aus der internen Tabelle in die externe übertragen wollen, müssen Sie die interne Tabelle als gelesene Tabelle einstellen.

Wenn Sie versehentlich einen Datensatz gelöscht haben können Sie hiermit die grundlegenden Daten des Schülers zurückgewinnen.
Dazu laden Sie aus dem Unterordner "/backup" die aktuellste der Backupdatei ("Schueler_Backup_*") und lassen diese durchsuchen bis der Name des Schülers auftaucht.

Die Datensätze die zueinander passen, können entweder anhand von Nachname und Vorname oder über die Schülernummer erkannt werden. Beides kann unter Umständen zu Schwierigkeiten fürhren. So kann bei der geringsten Abweichung in der Schreibweise des Namens, dieser nicht mehr dem entsprechenden Datensatz der anderen Tabelle zugeordnet werden und Sie werden aufgefordert, ihn als neuen Datensatz aufzunehmen. In diesem Fall müssen Sie abbrechen und den Namen per Hand korrigieren. In dem Falle, dass zwei Schüler den gleichen Namen haben, können Sie dem einem Schüler zur Unterscheidung ein "Leerzeichen" vor dem Vornamen geben oder z.B. eine "2" dem Namen anhängen.

Datensicherung ist für alle Programme wichtig. Sichern Sie Ihre Daten auf jeden Fall immer, wenn Sie viel an den Daten geändert haben. Die hier angeboten Form ist sehr einfach. Sie kopiert lediglich die Datendatei ("Schueler.ABS") in ein von Ihnen gewähltes Verzeichnis. Nach dem Sie auf "Datensicherung" geklickt haben, wählen Sie das Sicherungsverzeichnis aus, indem Sie auf das Ordnersymbol rechts im Feld klicken, und das Verzeichnis auswählen. Sie können den Pfad (z.B. "e:\" oder "d:\datensicherung") aber auch direkt ins Feld schreiben. Wenn Sie Ihre Daten an derselben Stelle schon früher gesichert haben, fragt das Programm ob diese Daten überschrieben werden sollen.
Wenn Sie "Alles sichern" auswählen, werden alle Dateien im Programmverzeichnis kopiert. (Auch alle ausführbare Dateien). Sie können dann das Programm im Sicherungsverzeichnis starten und ganz normal dort diese Daten bearbeiten und verändern.

Mit Daten wiederherstellen können Sie die gesicherte Datendatei ins Programmverzeichnis zurückkopieren oder einzelne Tabellen zurückspielen. Für diesen Zweck wird ein kleines Kopierprogramm gestartet, nachdem das Hauptprogramm vorübergehend geschlossen wurde. (Sonst würde es eine Fehlermeldung geben, weil die Daten in Benutzung sind.) Wählen Sie aus, ob Sie alle Daten oder nur einen Teil der Daten zurückkopieren wollen. Sie können aber auch nur die ausführbare Datei (Schueler.exe) mit Einstellungsdatei (Schueler.ini) und Hilfedatei (Hilfe.html) wieder zurückkopieren.
Nachdem die ausgewählten Daten wieder zurückkopiert wurden, wird das Hauptprogramm automatisch wieder gestartet.

Mit Datenbank reparieren können Sie die Absolute Database reparieren. Die Schülerverwaltung wird geschlossen und das Programm "DBManager.exe" wird gestartet. Öffnen Sie als erstes die Datenbank "Schueler.ABS" im Programmverzeichnis.
Im Menü "Database" wählen Sie bitte die Option "Repair Database".

Passwort setzten / löschen ist für die städtischen Musikschulen wichtig, weil eine Erlaubnis für die computergestützte Verwaltung der Schülerdaten meistens davon abhängig gemacht wird, dass die Schülerdaten sicher aufbewahrt werden.
Nach dem Sie das neue Passwort ins Eingabefeld eingegeben haben muss die Schülerverwatlung neu gestartet werden. Jetzt müssen Sie auch schon das neue Passwort eingeben.

Online-Stundenplan öffnet das Modul für die FTP-Übertragung der Stundenpläne. (Siehe Online-Stundenplan).

Einstellungen
Die wichtigsten Einstellungen für das Programm können Sie über dieses Menü erreichen.

Mit "Vorgaben für neuen Datens. speichern" speichern Sie den aktuellen Inhalt der Felder die über der Querlinie (Eingabemaske) liegen. Außerdem werden die Felder "Ort" und "Plz" gespeichert. Diese Daten werden ab dann automatisch bei jedem neuen Datensatz eingefügt. Wenn Sie keine automatisch vergebene Zeit oder Datum verwenden wollen, lassen Sie diese Felder leer vor diesem Befehl. Tastatur-Shortcut für diesen Befehl ist "Strg-Q".

Auswahllisten bearbeiten ermöglicht eine gezielte Manipulation der Auswahlfelder (Rollboxen). Klicken Sie auf den Namen der Liste die Sie bearbeiten möchten. Rechts erscheint jetzt der Inhalt dieser Liste. Wenn Sie jetzt einen Eintrag anklicken können Sie ihn über die Schaltflächen "Bearbeiten" und "Löschen" verändern oder mit der Schaltfläche "Neu" , vor dieser Position einen neuen Eintrag vornehmen. Wenn kein Eintrag markiert ist kann mit der Schaltfläche "Neu" ein neuer Eintrag am Ende der Liste eingefügt werden. Mit den Pfeiltasten werden die Einträge verschoben.

Grundeinstellungen siehe Einstellungen.

Mit Hintergrundfarbe können sie die Farbe der Arbeitsoberfläche Ihren Wünschen anpassen. Um Falschdarstellung bei einer niedrigen Farbauflösung zu vermeiden ist das Programm anfänglich in dem normalen "Computergrau". Dies können Sie hier verändern. Der einfachste Weg ist die Auswahle einer der vordefinierten Farbkombinationen.
Für eine eigene Farbkomposition klicken Sie auf die gewünschte Farbe, oder definieren Sie eine eigene Mischung in dem Sie auf "Farben definieren" klicken, in das "Regenbogenfeld" klicken und dann die Intensität mit der Skala rechts auswählen. Für die korrekte Darstellung der Farben benötigen Sie "High Color (16 Bit)" oder "True Color (32 Bit)"
Mit "Panel" ist der Bereich oben mit der Symbolleiste gemeint.
Brief und Etiketten verändert die Farbe der Eingabemasken, nicht des Papiers!
Die Farbe der Tabellen ist in der Voreinstellung weiß. Es kann aber vom Vorteil sein, sie in einem sehr hellen blau oder grau darzustellen, um den aktuellen Datensatz in der Auswahltabelle leichter zu erkennen.

    Datensatz
Die meisten Einträge dürften selbsterklärend sein. Die Auflistung an dieser Stelle ist auch für das schnelle finden von den "Shortcuts" (Tastaturkürzel) nützlich.
Gliederungsdatensatz erstellt einen neuen Gliederungsdatensatz für den ausgewählten Tag und Lehrer.
Alle M. entfernen löscht alle Markierungen aus den Datensätzen. (Markierungen werden in der Eingabemaske mit dem Kontrollkästchen "Markiert" oder mit dem Tastaturkürzel Strg-M gesetzt).
Alle Filter entf. löscht alle Filter die gesetzt wurden und stellt die Datenbank auf "nicht gefiltert" ein.
Kopieren kopiert einen ganzen Datensatz und speichert ihn in der Ini-datei (Einstellungsdatei mit der Endung ".ini").
Einfügen fügt den kopierten Eintrag in den geöffneten Datensatz und überschreibt damit alle vorhandenen Einträge des aktuellen Datensatzes. Dies funktioniert auch wenn Sie zwischendurch das Programm geschlossen haben oder den Computer neu gestartet haben. (Weil der Inhalt in der Ini-datei gespeichert wurde).
Duplizieren kann bei Geschwistern benutzt werden oder wenn fast alle Einträge gleich sind. Dadurch wird ein Duplikat des aktuellen Datensatzes erzeugt.
Felder löschen löscht nur den Inhalt aller Felder, der Datensatz bleibt aber bestehen.

Mit SchülerNr. anpassen können Sie Schülernummern in den synchronisierten Tabellen korrigieren. Dies ist vor allem bei den Einträgen aus der Unterrichtstabelle von Nutzen wenn Sie die Einträge aus einem Laptop auf den heimischen PC übertragen. Wenn die Schülernummer auf dem Laptop nicht die gleiche ist wie auf dem PC können diese Einträge nicht dem richtigen Schüler zugeordnet werden.
In so einem Fall müssen Sie nachschauen welche Schülernummer der Schüler auf dem Laptop hatte und diese als "falsche Schülernummer" auf dem heimischen PC mit diesem Befehl korrigieren.

Die Befehle; Vorheriger und Nächster bewegen zwischen Datensätzen.
Speichern speichert noch nicht gespeicherte Veränderungen in der Datenbank. Dies geschieht zwar sowieso automatisch, kann aber nützlich sein wenn Sie gerade eine Veränderung vorgenommen haben, und sie für die Druckfunktionen noch nicht sichtbar ist.
Neu erzeugt neuen Datensatz.
Suchen sucht nach Nachnamen oder Vornamen oder Schülernummer. Mit der Schaltfläche mit dem Pfeil können Sie den Wert aus dem aktuellen Datensatz entnehmen um später wieder schnell zu diesem Datensatz zurückzukehren. Für die Suche nach dem Nachnamen oder dem Vornamen brauchen Sie nicht den vollen Namen einzugeben sondern können nur einen oder zwei Buchstaben eingeben. Bei Vornamen wird gefiltert mit dem eingegebenen Wert.

   Reports
Die Stundenpläne ändern sich ständig, aber manchmal wäre es interessant zu sehen welche Schüler wann Unterricht bekamen. Mit den Reports können Sie den momentanen Status speichern und später als Stundenplan- oder Finanztabellenvorschau sich anschauen. Sie müssen diese damit nicht unbedingt in der gedruckten Form aufbewahren. Diese Reports werden immer in dem Ordner des momentanen Jahres gespeichert.

Sortierung
Hier können sie die Sortierreihenfolge einstellen.
Bei "Tag/Zeit" wird zuerst nach dem Tag sortiert, erst 1-7 und dann die Buchstaben. Danach wird jeder Tag nach der eingegebenen Uhrzeit sortiert. Wenn die Schaltfläche für Mehrere Lehrer gedrückt ist, verändert sich die Sortierreihenfolge in "L_ID/"Tag"/"Zeit".
Bei "Nachname/Vorname" wird zuerst nach Nachname sortiert, dann alle mit dem gleichen Namen weiter nach Vornamen sortiert.
Bei "Geburtstag/Name" wird zuerst nach Geburtstag und danach mit Nachnamen sortiert. Dies kann hilfreich sein wenn Sie einen gleichaltrigen suchen für eine Gruppe. Benutzen sie diese Sortierung am besten nur in der Eingabemaske.

   Drucken
Die Druckfunktionen können über dieses Menü direkt ausgewählt werden. Viele können aber auch über die Druckerschaltfläche erreicht werden, und zwar wenn Sie vorher die entsprechenden Registerkarte ausgewählt haben. Wenn Sie z.B. das Telefonbuch angeklickt haben, wird nach einem Druck auf die Druckerschaltfläche die Telefonliste gedruckt. Wenn Sie sich bei den Berichten befinden, wird mit der Druckerschaltfläche ein Bericht gedruckt. Genaueres siehe Druckfunktionen.

    Hilfe
Hier erreichten Sie diese Hilfe. Sie kann auch jeder Zeit mit der Taste F1 aktiviert werden.
Über.. beinhaltet die Versions und Registrierinformation.
Registrieren und Registrierungshilfe werden nur in nicht registrierten Exemplaren angezeigt.

Druckfunktionen
Schülerdaten (markierte) druckt nur Schülerdaten für die markierten Schüler aus. Wenn kein Schüler markiert ist, wird eine leere Maske ausgedruckt.
Schülerdaten leer druckt eine Seite mit vier leeren Masken für die Neuaufnahme von Schülern aus. Dafür werden vier leere temporäre Datensätze erzeugt, wo Tag den Wert "~" hat. Diese Datensätze werden nach dem Druck wieder gelöscht. Weil diese Druckvorschau in einer Datei gespeichert wird, ist dieser Vorgang nur beim ersten Aufruf nötig. (Aus dem Grund ist es wichtig einen Tag, vor diesem ersten Aufruf, nicht "~" zu nennen! Diese Datensätze würden auch mit gelöscht werden!)

Schülerdaten
Wenn Sie bei geöffneter Eingabemaske auf das Druckersymbol klicken werden die Grundinformationen über den Schüler ausgedruckt. Dies ist in erster Linie sinnvoll wenn einige Daten fehlen und Sie diese noch im Unterricht ergänzen wollen. Auf diese Weise werden immer nur die Daten des aktuellen Datensatzes ausgedruckt. Wenn Sie mehrere ausgewählte Datensätze drucken wollen, müssen Sie die betreffenden Datensätze erst markieren und dann mit dem Menü "Drucken"/"Schülerdaten (markierte)" ausdrucken. Wenn Sie eine ganze Seite mit vier Leeren Eingabemasken für die Schülerdaten brauchen klicken Sie bitte auf "Schülerdaten leer". (Die erforderliche Datei "Leer.QRP" wird bei erster Benutzung erstellt)

Mit Adressenliste erscheint die Druckvorschau für eine Adressenliste der Schüler. Sie können diese Liste mit allen Filter- und Sortierfunktionen Ihren Bedürfnissen anpassen. Mehr dazu in dem Abschnitt Filter.

Stundenplan
Den Stundenplan sehen Sie in der Tabellenform, wenn Sie die Registerkarte "Stundenplan" anklicken. Mit den Tagesschaltflächen können Sie zwischen den einzelnen Tagen springen. Sie können auswählen, wie die Daten ausgewertet werden sollen. "Nur Aktive Schüler" filtert Interessenten, ehemalige Schüler und Verwaltungsdatensätze heraus. Sie können auch "nur Gruppenschüler" oder "nur Einzelschüler" auswählen. Weiterhin können Sie entscheiden, ob die Spalten "Bezirk" und "Raum" angezeigt werden sollen. Nach einem Klick auf das Druckersymbol erscheint die Druckvorschau für den Stundenplan. Für die Darstellung des Stundenplanes sind die Filter sehr wichtig. Wenn Sie nur den Stundenplan für eine Schule oder einen Tag erstellen wollen/müssen ist dies leicht mit den Filtern zu bewerkstelligen. Nur wenn Filter1 auf eine von den beiden Schulen eingestellt ist, und die vertraglich festgelegte Stundenzahl in den Grundeinstellungen eingetragen wurde, werden im Stundenplanausdruck auch "Vertragliche Stundenzahl", "Ferienüberhang" und "Freie Stunden" angezeigt.

Für die Gliederung in der Druckvorschau (und beim Druck) sind die Werte in dem Feld "Tag" sehr wichtig. Bei jeder Veränderung dieses Wertes wird ein neuer Abschnitt erstellt. Nach jedem Abschnitt wird auch die Stundenzahl des Abschnittes errechnet. Schülergruppen werden in der Druckvorschau mit einem "Gruppenkopf" angezeigt. Nur die Gruppe bekommt eine Zeitanzeige, nicht die einzelnen Schüler der Gruppe.

Wenn der Umbruch der Abschnitte in der Druckvorschau nicht Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie versuchen in den Grundeinstellungen einen anderen Wert für den Abschnittumbruch einzugeben. Normalerweise wird ein neuer Abschnitt auf der nächsten Seite gedruckt wenn er tiefer als 70% der Seitenhöhe liegt. Das lässt sich aber einstellen.

Wenn Sie mehrere Schüler auf einmal einer Gruppe zuweisen wollen, geht das am einfachsten mit der Gruppierungsfunktion. Klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste auf die Schüler, die Sie einer Gruppe zuweisen wollen. Die entsprechenden Zeilen werden jetzt blau hinterlegt und die Schaltfläche für die Gruppierung wird aktiviert. Wenn Sie jetzt auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Fenster wo Sie allen markierten Schülern die gleiche Gruppe und Unterrichtszeit zuweisen können.

Ab Version 2.0 ist die Möglichkeit weggefallen eine neue Sortierung erst nach einem Klick auf eine Übernahmetaste sichtbar zu machen. Dies ist systembedingt bei der neuen Datenbank nicht möglich.

Wochenübersicht
Die Wochenübersicht ist ein klassischer Stundenplan mit fünf Spalten für die Arbeitstage der Woche. Wenn Sie auch am Wochenende arbeiten, werden die weiteren Spalten auf einem weiteren Blatt ausgedruckt. Wenn Sie in den Grundeinstellungen eine zeitgesteuerte Erstellung der Wochenübersicht ausgewählt haben, werden die Einträge des Tages im Verhältnis zu der Tageszeit nach unten verschoben. Wenn Sie also am Vormittag nicht unterrichten, ist der obere Bereich leer. Es können Zeiten zwischen 8:00 Uhr bis 23:59 auf diese Weise dargestellt werden.
In den Grundeinstellungen können Sie auch wählen, ob die Telefonnummern der Schüler mit ausgedruckt werden sollen. Mit dieser Einstellung ist allerdings die genaue Zeitverschiebung aus Platzgründen nicht mehr möglich. Ohne Zeitsteuerung wird der erste Eintrag des Tages gleich oben gedruckt. Damit ist dann auch mehr Platz vorhanden wenn Sie z.B. mehrere Gruppen am Tag unterrichten.
In der Wochenübersicht werden alle Schüler angezeigt denen ein Wochentag zugewiesen wurde (Das Feld "Tag" ist eine Nummer zwischen 1 und 7). Interessenten, ehemalige Schüler und Verwaltungsdatensätze werden herausgefiltert. Mit den Filtern können Sie die anzuzeigenden Schüler eingrenzen.

Telefonliste
Die Telefonliste ist weitgehen selbsterklärend. Die Sortierung kann über die beiden Schaltflächen "Tag / Zeit" und "A-Z" ausgewählt werden. Bei Sortierung "A-Z" (sortiert nach Nachname) werden die Gliederungsdatensätze herausgefiltert, sonst nicht. Auch hier können die Datensätze mit ehemaligen Schülern, Interessenten und Verwaltung, herausgefiltert werden oder über die beiden Filter eine genauere Auswahl getroffen werden.

Ausbildungsbericht
Der Ausbildungsbericht ist vorerst als ein Vorschlag zu betrachten. Ich habe mich stets darüber geärgert, wenn ich etwas aussagekräftiges über einen Schüler in nur wenigen Zeilen unterbringen musste und habe mir deshalb eine neue Mischung aus den Schiebereglern und Feldern mit Platz für mehr Text ausgedacht. Hier bin ich zwingend auf eine Rückmeldung der Kollegen angewiesen ob so eine Lösung überhaupt in Frage kommt. Ein neuer Bericht wird nach einem Klick auf die Schaltfläche mit dem leeren Blatt erzeugt (unten). Da davon ausgegangen wird, dass diese Berichte gegen Ende des Schuljahres verfasst werden, wird als Benennung "Voriges Jahr / Jetziges Jahr" vorgeschlagen (z.B. 2009 / 2010). Es kann aber natürlich eine beliebige andere Benennung eingegeben werden. Das Datum des Berichts wird automatisch vergeben, kann aber nach einem Doppelklick auf das Feld editiert werden. Die Schülerdaten können hier nicht verändert werden.
Nachdem ein neuer Bericht erstellt wurde, sind alle Schieberegler in einer mittleren Position. Ich stelle es mir so vor, dass der normale, durchschnittliche Schüler sich auch in diesem Bereich bewegt. (Durchschnitt ist also nicht als negativ zu bewerten). Wenn sie mit der rechten Maustaste auf die Hand klicken, können sie zwischen Fortschritt, Rückschritt oder Gleichbleibend auswählen. Es ist leicht, hier einige zusätzlichen Symbole einzuprogrammieren, falls dies von Kollegen gewünscht wird. Die Schieberegler können mit dem Mausrad oder mit den Pfeiltasten der Tastatur verändert werden. Zwischen den einzelnen Feldern kann mit der Tabulator-Taste gesprungen werden. Ich denke, dass die restlichen Felder selbsterklärend sind. Die Felder "Unterrichtsinhalte" , "Teilnahme an Veranstaltungen" und "Sonstige Bemerkungen" sind Memo-Felder mit großer Kapazität. Vor allem in "Sonstige Bemerkungen" können Sie recht ausführlich über den Schüler schreiben. In der rechten oberen Ecke dieser Felder ist eine Schaltfläche. Hiermit können Sie einen kleinen "Editor" öffnen um den Text besser während der Eingabe zu überblicken.
Mit "Markieren" können Sie die einzelnen Datensätze markieren um später mehrere auf einen Schlag auszudrucken. Vorher können Sie alle schon vorhandenen Markierungen mit der Schaltfläche "ML" löschen.
Mit der Schaltfläche "Überschriften ..." können Sie die Beurteilungsaspekte bestimmen.
Wenn Sie keine "Einstufung nach Lehrplanwerk" vornehmen werden diese auch im Ausdruck nicht dargestellt. Eine versehentlich vergebene Einstufung löschen Sie wieder mit einem Klick der rechten Maustaste.

Finanztabelle siehe Finanzen

Die Klassenliste
Die Klassenliste ist eine klassische Anwesenheitsliste. Damit können Sie am Ende des Schuljahres leicht überprüfen wie viele Stunden jeder Schüler bekommen hat. Dies kann wichtig sein, wenn im Schuljahr häufig Unterrichtsausfälle gewesen sind und Sie einen Vertrag mit 36 oder 37 Garantiestunden gemacht haben.
Die Schüler werden mit der Schaltfläche mit dem Pluszeichen (rechts von den angezeigten Schülernamen) in die Tabelle übernommen. Entfernt werden sie mit der Schaltfläche daneben.
Für jeden Schüler, der in diese Tabelle aufgenommen wird, wird jeder Monat zuerst mit 5 Nullen für die fünf möglichen Unterrichtswochen ausgefüllt. (Natürlich nicht 5 ganze Wochen, aber ein Montag kann z.B. 5x vorkommen!).

Wenn Sie den Register-Reiter mit der Klassenliste anklicken, werden die Schülerdaten mit dem aktuellen Wochentag gefiltert. (Filter2 wird automatisch auf den aktuellen Wochentag gesetzt). Es soll die Führung der Tabelle erleichtern. Sie können dieses Filter selbstverständlich ausschalten und die Tabelle mit Filter1 filtern oder auch eine Kombination aus beiden Filtern. Mit Filter2 sind hier nur die Optionen "Tag", "UOrt" (Unterr. -Ort) und "Bezirk" sichtbar.
Auch zeigt das Programm die möglichen Wochentage des Monats an (z.B. Montags zeigt es alle Montage des Monats an) und findet in der Tabelle den aktuellen Monat. (Achtung! Wenn Sie eine Spalte in der Tabelle anklicken, wird automatisch dieser Monat eingestellt).
Jetzt können Sie über die Spalte "Aktuell", die Werte des Tages erstmal eingeben.
Eine "1" bedeutet 1x anwesend. Wenn der Schüler 2 oder mehrere Male Unterricht bekam, können Sie den Wert der Woche auf 2 bis 6 einstellen.
"0" = kein Unterricht.
"B" = Beurlaubung (Schüler z.B. krank oder mit der Schule weg. Stunde soll nicht nachgeholt werden und wird als gegeben bewertet).
"K" = Lehrer krank. (Stunde wird nicht gezählt)
"U" = Unentschuldigtes Fehlen. (Stunde wird für den Lehrer als gegeben bewertet)
"F" = Ferientag.
"N" = Nachholen (Stunde viel aus privaten Gründen des Lehrers aus. Stunde wird nicht gezählt und muss nachgeholt werden.)

Mit der Auswahlbox darüber können Sie aber auch erstmal alle Felder mit einem Wert belegen, und anschließend nur die abweichenden verändern. Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche mit dem Tabellenbild klicken, werden diese Werte in die Tabelle eingetragen, (in die Spalte des ausgewählten Monats) und ersetzen damit die vorhandene Nullen. (Wenn Sie in der 2. Woche sind, wird immer die 2. Null ersetzt.)
Sie können natürlich auch alles manuell machen, aber es ist ziemlich mühsam alles mit der Maus oder den Bewegungstasten anzusteuern.
In der Spalte "Ges." ist die Gesamtzahl der Jahrsstunden gespeichert. Sie können diese Berechnung mit der "Summentaste" auslösen, sie wird aber auch immer dann ausgeführt, wenn sie auf die Druckerschaltfläche klicken.

Über der Tabelle mit den Schülernamen sehen Sie Schaltflächen mit folgenden Funktionen:
1) Übernahme aller Schüler aus dem Vorjahr.
2) Abgleich mit dem aktuellen Stundenplan.
3) Hilfe und
4) Berechnung der gegebenen Jahresstunden.

Oben rechts können Sie den Anfangsmonat des Schuljahres einstellen.

Beim Verlassen des Registers wird Filter2 wieder ausgeschaltet, es sei denn es war vorher schon eingeschaltet.

Umschlag
Umschläge können nur für einzelne Datensätze ausgedruckt werden. Seriendruck ist hier nicht vorgesehen. Wählen Sie den Datensatz des Schüler aus. Klicken Sie im Menü "Drucken" auf "Umschlag klein" (162 x 114 mm) oder "Umschlag lang" (220 x 110 mm).
Sie sehen jetzt die Druckvorschau. Die Maße des Umschlages werden nicht in der Druckvorschau wiedergegeben, Sie sehen nur ein DIN A4-Blatt in Querformat, aber die Platzierung der Felder ist so gewählt, dass wenn Sie die Umschläge hochkant in den Drucker einlegen, sie korrekt gedruckt werden. Dafür muss das Papier aus dem Drucker entfernt werden, der Umschlag hineingelegt und die Breite des Papiereinzugsschachtes auf Umschlaggröße angepasst werden. (Es sei denn Sie haben ein separates Fach für Umschläge). Diese Funktion habe ich noch nicht ausgiebig testen können.

Die Register
Hier nur die Links zu den entsprechenden Stellen in der Hilfedatei.

Dateneingabe siehe Dateneingabe
Stundenplan siehe Stundenplan
Telefonliste siehe Telefonliste
Berichte siehe Berichte
Finanzen siehe Finanzen
Klassenliste siehe Klassenliste
Unterricht siehe Unterricht
Instrumente / Noten / Verleih siehe Instrumente / Noten / Verleih

Finanzen

Die Finanztabelle soll die Buchführung für die Steuererklärung erleichtern. In dieser Tabelle können alle Bezahlungen der Schüler eingetragen und anschließend in übersichtlicher Form ausgedruckt werden. Wenn Sie nur die Privatschüler erfassen wollen, können Sie in den Grundeinstellungen unter "Lehrer / Allgemein", das Kontrollkästchen "Nur Privatschüler in Finanztabelle" ankreuzen. Danach können nur Privatschüler in diese Tabelle aufgenommen werden, und Filter1 wird automatisch auf "Privatschüler" eingestellt. Die Finanztabelle reagiert auf die Filtereinstellung von "Filter1" und "Filter2". Wenn hier die Schüler von "Schule1" ausgewählt sind, werden in der Finanztabelle auch nur diese angezeigt.
Wenn Sie im Filter2 nach L_ID filtern, können Sie die Einnahmen und Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter verglichen.
Ohne Filter werden alle Schüler des aktuellen Jahres angezeigt.

Unter der Registerkarte "Finanzen" sehen Sie als erstes den Namen des aktuellen Schülers in der Schülerdatenbank. Direkt darunter ist das Jahr angegeben das geführt werden soll. Das Programm schlägt immer das aktuelle Jahr vor. Sie können aber auch mit dieser Auswahlbox zwischen den Jahren wechseln. Es werden dann automatisch nur die Einträge für das ausgewählte Jahr angezeigt.

Mit den Bewegungstasten in der Symbolleiste können Sie die Schüler auswählen, die Sie in die Tabelle aufnehmen wollen. Sie können aber z.B. auch in die Registerkarte "Stundenplan" wechseln und da den Schüler auswählen der aufgenommen werden soll. Wenn Sie jetzt wieder auf die Registerkarte "Finanzen" wechseln, ist dieser Schüler ausgewählt und Sie können ihn mit der Schaltfläche "Diesen Schüler in die Tabelle einfügen" aufnehmen. (Die Schaltfläche mit dem blauen Pfeil nach rechts und dem kleinen roten Plus-Zeichen.)
In dem Fenster "Neuer Eintrag", das jetzt geöffnet wird, können Sie das Honorar und den Bezahlungsmodus festsetzen und entscheiden, ob dieser Schüler automatisch geführt werden soll. Wenn der Schüler in der Tabelle unter diesem Jahr schon vorhanden ist, oder der Schüler (bei entsprechender Einstellung) kein Privatschüler ist, kann er nicht aufgenommen werden.
Bei der automatischen Führung eines Schülers wird seine Bezahlung am Anfang eines Monats automatisch eingetragen. (Das erste Mal, wenn Sie in einem neuen Monat die Finanztabelle öffnen. Wenn Sie einen Monat die Finanztabelle nicht öffnen, werden diese Einträge für den Monat nicht vorgenommen!) Die automatische Führung ist nur bei monatlich bezahlenden Schülern sinnvoll, die über einen Dauerauftrag oder Bankeinzug bezahlen.

Bei einer Veränderung des Honorars, können Sie den Monat der Veränderung und das neue Honorar eingeben, nachdem Sie das Kontrollkästchen "Veränderung ab Monat" angekreuzt haben. Wenn Sie als Monat die "5" ausgewählt haben, wird in dem Monat Mai und allen Folgemonaten diese Veränderung berücksichtigt.

Die Führung der Tabelle ist einfach. Bei monatlich bezahlenden Schülern müssen Sie nur eine "1" in die Tabelle schreiben (Spalte des Monats, Reihe des Schülers). Die "1" bedeutet; das Honorar wurde in diesem Monat einmal bezahlt.
Bei den Schülern die stundenweise bezahlen, müssen Sie am Ende des Monats überprüfen, wie oft der Schüler in diesem Monat unterrichtet wurde. Wenn der Unterricht 4x gegeben wurde, schreiben Sie eine "4" in die Tabelle.
Bei Schülern die sehr unregelmäßig bezahlen, oder wenn das Honorar mehr als einmal in dem Jahr verändert werden muss, sollten Sie den Bezahlungsmodus auf "unregelmäßig" einstellen. In diesem Fall werden die Bezahlungen im Kalender geführt. (Siehe Kalender)
Wenn es sich nicht um einen Schüler sondern um einen Mitarbeiter handelt, dessen Honorar hier verwaltet werden soll, wählen Sie die Option "Mitarbeiterhonorar". Die Einträge mit dieser Einstellung werden dann als negative Zahlen behandelt. In die Spalte "Honorar" (Hon) tragen Sie jetzt den Betrag ein, das die Lehrkraft monatlich für den Unterricht eines Schülers mit einer ganzen Stunde Unterricht in der Woche, bekommt. Wenn die Vergütung für eine 1/2 oder eine 3/4 Stunde nicht exakt die Hälfte bzw. 3/4tel der Vergütung für eine ganze Stunde beträgt, kann das Programm dies nicht selbst berechnen. Sie müssen in dem Fall die Zahlen selber errechnen. Wenn die Lehrkraft Gruppenunterricht erteilt, müssen Sie die entsprechende Vergütung in die Spalte "Honorar2" eintragen (Hon2). Das Honorar wird im Kalender eingetragen.
Voraussetzung für eine korrekte Berechnung, ist eine genaue Führung der Unterrichtszeiten und Gruppen im Stundenplan.

In dem Feld "L_ID" ist das Lehrerkürzel des Schülers angezeigt. Wenn Sie auf die Beschriftung oberhalb des Feldes klicken werden alle L_IDs mit der Haupttabelle abgeglichen. Dies ist bei Lehrerwechsel sinnvoll aber auch wenn Sie die Daten aus Version 1.8 übernommen haben wo diese Angabe in der Finanztabelle nicht vorhanden waren.

Um die Wirkung der weiteren Schaltflächen zu erfahren, müssen sie den Cursor über die Schaltfläche bewegen. Dann erscheint eine Funktionsbeschreibung. Die Belegung ist folgendermaßen:
"Schüler aus Tabelle löschen" löscht den ausgewählten Eintrag aus der Finanztabelle. (Nach einer Rückfrage).
"Die automatische Führung der Tabelle auslösen" setzt die automatische Führung in Gang. Dies geschieht auch automatisch, wenn Sie das erste Mal in einem Monat die Registerkarte "Honorar" anklicken. Es wird immer nur der aktuelle Monat des aktuellen Jahres geführt.

"Alle Schüler aus der Tabelle vom letzten Jahr übernehmen" ist in einem neuen Jahr eine gute Hilfe. Nach dem Jahreswechsel versucht das Programm mit dem neuen Jahr zu filtern und findet natürlich keinen Eintrag. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich ein kleines Fenster mit zwei Auswahlboxen. Hiermit können alle Schüler des Vorjahres in das neue Jahr übernommen werden. Wenn im Vorjahr eine Honorarveränderung stattfand, wird das geänderte Honorar berücksichtigt. Anschließend wird eine automatische Führung des Monats vorgenommen. Schüler mit einem Kündigungsdatum älter als 30 Tage werden nicht übernommen. Es ist auch möglich Daten von einem Folgejahr zu übernehmen wenn Sie rückwirkende Buchführung machen müssen. Es werden immer die Daten aus dem Jahr der ersten Auswahlbox in das Jahr der zweiten übernommen.

"Jahressummen berechnen" berechnet die Jahressummen der Schüler und die Gesamtjahressumme. Dies wird auch automatisch bei einem Wechsel zwischen den Jahren oder beim erstmaligen öffnen des Finanzregisters ausgeführt.

"Lastschriften erstellen (SEPA)" siehe Lastschriften erstellen (SEPA)

"Unterrichtsvertrag erstellen" öffnet ein Formular zur Erstellung eines Unterrichtsvertrages. Wenn Sie Verbesserungsvorschläge für die Formulierungen der Verträge haben, wäre ich über Ihre Meldung erfreut.
Es können entweder Monatsverträge oder Einzelstundenverträge erstellt werden. Für beide Arten gibt es auch die Möglichkeit, die Vordrucke des DTKV auszufüllen. (Deutscher Tonkünstlerverband. e.V.)
Bei den monatlichen Verträgen werden die garantierten Stunden im Jahr und das anteilige Honorar pro garantierte Stunde ebenfalls berechnet. Sie können bei den garantierten Stunden etwas anderes eingeben als vorgeschlagen. Das Programm wird dies das nächste Mal berücksichtigen.
Die Höhe des Honorars und andere Daten der Beteiligten werden automatisch von dem aktuellen Schüler übernommen. Das Jahreshonorar wird errechnet. Als Probestunden werden vier vorgeschlagen, wenn Sie etwas anderes eingeben, wird dies das nächste Mal übernommen.
Mit Offset können sie bei den Vordrucken des DTKV, den ausgefüllten Text nach oben oder unten verschieben. Die ist nur nötig, wenn Ihr Drucker standardmäßig den Druck zu tief oder zu hoch ausgibt. Eine vorzeichenlose Zahl verschiebt nach unten, mit vorangestelltem Minus wird nach ober verschoben. Die Zahlen sind Millimeter. Eine Komma ist auch erlaubt. (z.B. "0,2").

Die Felder mit den Bankinformationen könne Sie hier ausfüllen wenn nötig. Diese könne auch im Fenster "DTAUS" aufgefüllt werden.

Mit dem Export in eine Word-Vorlage (Schaltfläche "Mit Word erstellen") können Sie einen frei definierbaren Vertrag erstellen. Mitgeliefert sind zwei Musterverträge. Alle Vorlagen die hier sichtbar sein sollen müssen mit "Vertrag" am Anfang des Namens benannt werden. (z.B. "Vertrag für Klavierunterricht.dot").
Monatsverträge müssen "Vertrag-m" am Anfang des Namens haben, um korrekt ausgefüllt zu werden.
Mit "Vorlage bearbeiten" öffnen Sie die Vorlage zur Bearbeitung. Wenn Sie die Vorlage unter einem anderen Namen speichern, wird Word den Standardordner für Vorlagen vorschlagen. Achten Sie aber darauf die Vorlage im Programmverzeichnis zu speichern. (Im Normalfall "C:\HS-Schuelerverwaltung\").
Mit "Felder verwalten" öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie zusätzliche Felder für die Datenübernahme definieren können. Die Felder die in der rechten Tabelle sind können in die Vorlage eingebunden werden. Mit den Schaltflächen zwischen den Tabellen können Sie neue Felder aufnehmen, diese wieder entfernen und die Reihenfolge der Bearbeitung einstellen. Achten Sie auf die Schreibweise der Felder in diesem Fenster, weil die Formularfelder, die Sie in dem Word-Dokument einfügen müssen (um diese Daten aufzunehmen), genau so genannt werden müssen!. Hier die Vorgehensweise: Wenn in Word 2000 die Symbolleiste "Formular" nicht sichtbar ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der sichtbaren Symbolleisten und klicken im Auswahlmenü auf "Formular". ("Formular" bekommt eine Häkchen.) Lesen Sie bitte die Anleitung http://www.netschool.at/word2007/Formular/formular.htm um Formularfelder mit Word 2007 zu erstellen.
Gehen Sie jetzt mit dem Cursor an die Stelle in der Vorlage, wo ein neues Formularfeld eingefügt werden soll, und klicken Sie danach auf die Schaltfläche "ab|" in der Formular-Symbolleiste. Ein neues Formularfeld erscheint. Doppelklicken Sie auf dieses Feld und benennen Sie bei den "Feldeinstellungen" die Textmarke genau so wie im Auswahlfenster. Speichern Sie die Vorlage, wenn nötig unter einem neuen Namen.
Jetzt werden die entsprechenden Daten in dieses Feld in der Vorlage eingefügt.

Als Beispiel können wir das Feld "E_Name" nehmen (Elternname = Erziehungsberechtigter). Wenn dieses Feld in der rechten Tabelle erscheint, kann es in der Vorlage ausgefüllt werden. Plazieren Sie dazu ein Formularfeld in der Vorlage und benennen Sie dessen Textmarke um in "E_Name". Weiterhin werden aber auch "E_Name2" und "E_Name3" ausgefüllt. Damit kann dieses Feld an 3 Stellen in der Vorlage ausgefüllt werden. Auf die gleiche Weise kann mit allen anderen Feldern der rechten Tabelle verfahren werden.

Desweiteren werden auch Felder mit sogenannten Standardwerten ausgefüllt. Der Name dieser Felder fängt mit "SW" an. Hier eine Liste dieser Felder:
SWIBAN, SWIBAN2, SWBIC, SWBIC2, SWBank, SWBank2 (alle mit der Bankverbindung des Lehrers) SWCreditorID, SWCreditorID2 (Die Gläubiger-Identifikationsnummer des Lehrers), SWLehrer, SWLehrer2, SWLehrer3 (Der Lehrername, der dreimal benötigt wird beim SEPA-Mandat), SWSchule, SWSchule2 (Der Name der zwei einstellbaren Schulen) und das Feld "Lehreradresse".
Dann werden auch noch die Felder "Text1" bis "Text17" ausgefüllt. Diese Felder beinhalten vertragsbedingte Informationen wie zum Beispiel "Jahreshonorar". Doppelklicken Sie auf diese Felder in der Vorlage um zu sehen welches Textfeld welche Rolle übernimmt.

"Kalender" öffnet einen Monatskalender. (Auch erreichbar über einen Doppelklick auf die Tabelle). Dieser kann benutzt werden, um die Unterrichtstage eines Schülers festzuhalten. Bei unregelmäßig bezahlenden Schülern oder wenn das Honorar öfter als einmal im Jahr verändert wird, müssen Sie die Bezahlungen hier eingeben. Dazu muss der Bezahlungsmodus des Schülers erst auf "unregelmäßig" eingestellt werden. Danach müssen alle Bezahlungen des Schülers über den Kalender eingetragen werden, sonst werden sie nicht in die Finanztabelle aufgenommen.
Um einen neuen Eintrag zu erstellen, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Tag in dem Kalender. Damit wird der Tag in die Tabelle aufgenommen. Die Zahlungen können Sie jetzt in die Spalte neben dem Tag einfügen. Die Berechnung der Monatssumme wird mit der Enter-Taste oder der Schaltfläche "Addieren" ausgelöst. Dabei wird auch dieser Betrag in der Finanztabelle eingetragen. Bitte beachten Sie, dass bei den uregelmäßig bezahlenden Schülern und bei den Lehrerhonoraren, die addierte Monatssumme automatisch in die Finanztabelle eingetragen wird. Normalerweise wird aber nur die Anzahl der Bezahlungen eingetragen!
Der Eintrag kann aus der Tabelle (im Kalender) durch einen erneuten Doppelklick auf den selben Tag oder durch einen Klick auf die Schaltfläche "Eintrag löschen" wieder entfernt werden. Wenn sie einen anderen Schüler anklicken werden automatisch seine Daten des eingestellten Monats angezeigt. Ein Klick auf eine Monatsspalte in der Finanztabelle bewirkt daß der entsprechende Monat im Kalender angezeigt wird. Wenn Sie das Jahr wechseln, wechselt auch das Jahr im Kalender. Die Tage und Zahlungen werden in der Tabelle "Zahlungen" gespeichert.
Wenn Sie den Datensatz eines Lehrers ausgewählt haben (Option Mitarbeiterhonorar), erweitert sich das Fenster nach unten und Sie sehen eine Gehaltsabrechnung des Lehrers. Es wird unterschieden zwischen Einzel- und Gruppenstunden. Das Programm berechnet wie viele Stunden die Lehrkraft unterrichtet hat und wenn Sie in die Spalte "Honorar" (Finanztabelle) die monatliche Bezahlung für eine ganze Stunde (eine volle Stunde pro Woche) und in die Spalte "Honorar2" die Bezahlung für entsprechenden Gruppenunterricht, eingetragen haben, sehen Sie unten den errechneten Monatslohn. Dieser wird bei einem Doppelklick im Kalender automatisch in die Tabelle eingetragen.

"Kalender auswerten". Hiermit können Sie Unregelmäßige Bezahlungen und Bezahlungen an Mitarbeiter, die im Kalender gespeichert wurden, auswerten. Der Hintergrund ist, dass die Monatlichen Beträge in der Tabelle ohne Komma angezeigt werden. (Aus Platzgründen, sie werden trotzdem korrekt berechnet) Wenn nötig, können Sie mit dieser Funktion diese Einträge nochmal separat anzeigen lassen und für die Steuer ausdrucken.

"Schriftverkehr mit Word (Rechnungen / SEPA)" soll das bequeme Erstellen von SEPA-Mandaten und Rechnungen ermöglichen. Die benötigten Datenbank-Felder sind in den Auswahllistboxen schon voreingestellt. Es können aber bei Bedarf weitere hinzugefügt werden oder welche entfernt werden.
Zwingend erforderlich ist hier ein MS WordTM auf dem Rechner. Nur so habe ich die nötige Flexibilität hinbekommen können. Das Einbinden von OpenOffice ist geplant aber wird noch ein wenig dauern.
Die vorhanden Vorlagen können mit "Vorl. bearb." bearbeitet werden. (Ihr Name muss schließlich den des Herrn Mustermann ersetzen.)
Wenn Sie eine zusätzliche abweichende Vorlage erstellen wollen, klicken Sie zuerst auf "Speichern unter" und speichern die Vorlagen unter einem neuen Namen. Um hier sichtbar zu sein muss der Dateiname mit "Finanzen" anfangen. (Filter) Danach können Sie die neue Vorlage bearbeiten.
Um als Gruppen-Rechnung für mehrere Schüler verarbeitet zu werden muss der Name der Vorlage mit "Finanzen_Grupp" anfangen und die Tabelle beinhalten. Wenn Sie eine abweichende Gruppenrechnung benötigen duplizieren Sie am besten erst die vorhandene Gruppenvorlage.
Hier finden Sie neben den Rechnungsvorlagen auch alle Vorlagen für die Erstellung eines SEPA-Mandats (Siehe "SEPA) erstellt.
Auch diese bitte erst bearbeiten und den "Mustermann" ersetzen.

Im wesentlichen können zwei Arten von Rechnungen erstellt werden.
Erstens kann der Musiklehrer dem Schüler oder seinen Erziehungeberechtigten eine Rechnung für den Unterricht schreiben. Wählen Sie dazu die Vorlage "Finanzen_Einzelrechnung.dot"
Die Datenfelder in den Vorlagen (grau hinterlegt) werden über den Namen der Textmarke angesteuert. Doppelklicken Sie auf das Datenfeld um den Namen der Textmarke zu sehen.
Ein Textmarkenname kann nur einmal im Dokument benutzt werden. Da aber einige Angaben doppelt vorkommen wird auch mit einer "2" hinter dem Namen der Textmarke gearbeitet.
Beispiel: "Vorname" und "Vorname2" werden beide mit dem Vornamen des Schülers ausgefüllt.
Die Schülerverwaltung schaut nach ob im Feld "Eltern Vor- und Zuname" etwas drin steht (Eingabemaske).
Wenn dies der Fall ist, wird der Erziehungsberechtigte angeschrieben und der nicht zutreffende Bereich ausgeblendet. Umgekehrt wird der Bereich für den Erziehungsberechtigten ausgeblendet wenn es sich um einen erwachsenen Schüler handelt der selber angeschrieben wird. In diesem Feld wird auch das Feld "E_Name" (Eltern-Name) mit Vor- und Nachnamen des Schülers ausgefüllt.
Löschen Sie in der Vorlage nicht die doppelt vorhandenen Einträge. Diese werden nach bedarf ausgeblendet. Jeder Bereich für sich kann aber editiert und Ihren Bedürfnissen oder Wünschen nach Formulierung angepasst werden. Wenn Sie versehentlich ein Datenfeld löschen können Sie ein vorhandenes Datenfeld kopieren, einfügen und die Textmarke umbenennen. Oder sie aktivieren in Word die "Legacy-Tools" und klicken dort auf 'ab|" um ein neues Datenfeld zu erzeugen.

Wenn Sie als Angestellter einer Musikschule, eben dieser Schule eine Rechnung über den dort geleisteten Unterricht schreiben wollen, können Sie dies mit der Vorlage "Finanzen_Gruppenrechnung.dot"
Voraussetzung ist, dass die Schüler dieser Musikschule mit einem der Filter für Schulen erfasst wurden. (Schule1 oder Schule2 in Filter1)
Rufen Sie die Grundeinstellungen auf um dort die Adressdaten der Schulen und den Namen des Ansprechpartners zu erfassen! (Zum Teil neue Felder)
Sie können die Daten mit der Hilfe von Filter2 genauer auswählen.

"Hilfe" öffnet diese Hilfe.

Mit der Druckschaltfläche können sie die Finanztabelle ausdrucken. Die Überschrift kann ausgewählt oder frei verändert werden. Mit einem Klick auf das grüne Häkchen neben der Auswahlbox speichern Sie die neue Eingabe in der Liste. Wenn Sie diese Liste editieren wollen, gehen Sie zu "Einstellungen / Auswahllisten bearbeiten".
An diese Überschrift wird immer das ausgewählte Jahr angehängt. (z.B. "Finanztabelle 2010" oder "Einnahmen Privatschüler 2010"). Wenn die Schulen für die Finanztabelle zugelassen wurden, wird bei einem eingeschalteten "Filter1", der Schulname in die Überschrift eingefügt.

Lastschriften erstellen (SEPA)

Wenn Sie im Finanzregister auf die Schaltfläche "Lastschriften erstellen (SEPA)" klicken (.. es ist die Schaltfläche mit der rollenden Münze ..), öffnet sich ein Fenster, mit dem Sie Lastschriften-Dateien erstellen können. Mit der erstellten Dateie (SEPA-Lastschrift Xml-Datei) werden die Lastschriften-Daten der Schüler, über eine Finanzsoftware oder direkt über Ihren Internetbrowser, verschlüsselt an die Bank weitergeleitet.

In dem SEPA-Fenster sehen Sie zunächst zwei Tabellen. Die linke Tabelle mit den Schülern der Finanztabelle, die rechte noch leer. Bitte beachten Sie, dass die Tabellen mit Filter1 vorgefiltert sind. Wenn z.B. nur die Schüler von "Schule1" in der Finanztabelle sichtbar sind, sind auch nur diese Schüler hier sichtbar. Gegebenenfalls bitte vorher dieses Filter ausschalten.

Wenn Sie jetzt mit der obersten Schaltfläche Schüler in die zweite Tabelle übernehmen, können Sie in dieser Tabelle die Kontoverbindungen der Schüler eintragen (IBAN und BIC usw.).
Diese Daten können Sie aber auch unterhalb der Tabelle in die entsprechenden Datenbankfelder eintragen:

Reiter: "Sepa / IBAN des Zahlenden"

Hier können Sie neben IBAN und BIC das Mandats-Datum (das Datum der Unterschrift eines SEPA-Mandats oder das Datum einer früheren Einzugsermächtigung) und einigen Angaben zur Art der Lastschrift eintragen. Die Mandats-Referenz können Sie hier sehen. Verändern können Sie diese hier nicht. Die Schülerverwaltung muss diese selbständig vergeben. (Siehe: M.-R.-V. )
Bei einer Erst-Lastschrift muss das Feld "Erst-Lastschrift" angekreuzt bleiben.
"Abw. Name Zahler" bitte nur verwenden wenn der Name des Zahlungspflichtigen nicht mit dem Elternnamen übereinstimmt.

Wenn die Bankverbindung eines Schülers sich geändert hat müssen Sie "geänderte IBAN" ankreuzen. "Erst-Lastschrift" wird jetzt automatisch angekreuzt weil die Daten dieses Schülers erneut in einer "Erst-Lastschrift" übertragen werden müssen. Tragen Sie die frühere IBAN in das Feld "Frühere IBAN".

Eine "Einzellastschrift" werden Sie selten benötigen. Dafür brauchen Sie ein Mandat welches für eine einmalige Lastschrift vorgesehen ist.
Häufiger werden Sie die normalen wiederkehrenden Lastschriften verwenden.
Wenn bei einer wiederkehrenden Lastschrift absehbar ist, dass keine weiteren Abbuchungen benötigt werden, kann das Feld "Letzt-Lastschrift" angekreuzt werden.

Die Einzel-, Erst- und Letzt-Lastschriften müssen separat von den wiederkehrenden Lastschriften übertragen werden. Dies liegt daran, dass die Angaben zur Art der Lastschrift, in dem "Header" der Dateien übermittelt wird. Jeder Header beinhaltet nur eine Art von Lastschrift.

Die Datensätze werden über die Filter auseinander gehalten. Wenn Erst-Lastschriften vorhanden sind, werden Sie beim Filtern automatisch gefragt ob Sie diese verarbeiten wollen. Manuell werden diese mit der Filtergruppe "Erst" ausgewählt.
Einzel- und Letzt-Lastschriften werden mit der Filtergruppe "E" und "L" angezeigt.

Reiter: "Abbuchungseinstellungen des Zahlenden"

"Bezahlt wird für" (aktueller Monat, Vor- oder Folgemonat) hat nur Einfluss auf das Schreiben vom Verwendungszweck. Jede Abbuchung bekommt eine individuell zusammengesetzten Verwendungszweck. Wenn z.B. Robert Mustermann am 1. eines jeden Monats abgebucht werden soll, und dabei der aktuelle (frisch angefangene) Monat in voraus bezahlt werden soll, erscheint z.B. nach der Abbuchung am 1.1.2014 in seinem Kontoauszug "Musikunterricht Robert Mustermann - 1/2014". (Voraussetzung ist, dass Sie das Wort "Musikunterricht" in die Box eingetragen haben und die Kontrollkästchen für Namen und Abbuchungszeitraum angekreuzt haben.)

Bei "Verwendungszweck" sehen Sie als Oberstes was in dem Kontoauszug des Schülers als Verwendungszweck erscheint. In dem Rahmen können sie den Verwendungszweck individuell zusammenstellen.

Das Auswahlfeld "Gruppe - Abb. Tag" ermöglicht eine Gruppierung (A oder B) der Lastschriftteilnehmer. Jede Gruppe hat einen frei wählbaren Abbuchungstag im Monat. Bei der Filterung können die Gruppen A oder B für den Lastschrifteneinzug gezielt ausgewählt werden.

"Nächste Abb." ist das Datum an dem das nächst Mal wieder abgebucht werden soll. Bei der Erstellung der SEPA-Lastschrift-Datei wird dieses Datum automatisch um einen Monat erhöht.
Wenn Sie versehentlich das Datum erhöht haben oder wegen Fehler die SEPA-Lastschrift-Datei nochmal erstellen müssen, können Sie über die Schaltfläche neben diesem Feld, das Datum für alle zurücksetzen. Wenn die Daten gefiltert wurden, werden nur diese Daten zurückgesetzt. Ungefiltert wird das Abbuchungsdatum für alle Teilnehmer auf das nächste Abbuchungsdatum der jeweiligen Gruppe zurückgesetzt.

"Letzte Erstell." ist das Datum der letzten Erstellung einer SEPA-Xml-Datei mit den Daten des ausgewählten Schülers.

Zwischen den Tabellen sehen sie die Schaltfläche "Fällige filtern". Hiermit werden die Datensätze herausgefiltert, deren Daten für die SEPA-Lastschriftendatei verwendet werden sollen. Es sind die Datensätze, deren Ausführungsdatum niedriger ist als 20 Tage ab Heute (Einstellbar) und deren Gruppe gleich ist mit dem der Auswahlbox, die jetzt unterhalb dieser Schaltfläche erschienen ist. Die Schaltfläche für die Erstellung der SEPA-Xml-Datei, wird erst frei gegeben, wenn die Datensätze gefiltert wurden. Dies soll Doppelabbuchungen verhindern.

Wenn Erst-Lastschriften vorhanden sind werden Sie direkt nach der Filterung gefragt ob diese jetzt erstellt werden sollen. Die Erstlastschriften sind unabhängig von den anderen Gruppen. Deren Datum ist auch weniger eingeschränkt. Diese sind bis zwei Monate in voraus sichtbar. Hierbei wird die Gruppe "Erst" automatisch ausgewählt.

Die Gruppen A und B haben verschiedene Abbuchungstage und haben nur Gültigkeit bei wiederkehrenden Lastschriften. Datensätze der Gruppen L und E (Letzt-Lastschriften und Einzel-Lastschirften) und Erst-Lastschriften werden in diesen Gruppen nicht angezeigt (markierte Datensätze aber schon).

Die Gruppen L, E und M sind unabhängig von den Gruppen A oder B (Beinhalten Datensätze sowohl aus Gruppe A als auch aus Gruppe B)
Die Gruppe L zeigt die anstehenden Letzt-Lastschriften an und Gruppe E die anstehenden Einzel-Lastschirften.

Nach der Erstellung der SEPA-Lastschrift-Datei wird das Datum eines jeden Datensatzes um einen Monat erhöht. Die Datensätze sind nach der Erstellung, vorläufig nicht mehr sichtbar, weil sie dann nicht mehr den Filterkriterien (Lastschriften der nächsten 20 Tage) entsprechen.

Die Gruppe M ist eine frei definierbare Gruppe mit markierten Datensätzen. Diese Markierungen werden automatisch nach der Erstellung der SEPA-Lastschrift-Datei gelöscht.
Die markierten Datensätze sind z.B. für eine zusätzliche Lastschrift zwischendurch geeignet. (Nicht für Erstlastschriften, diese werden automatisch separiert)
Auch wenn Sie hier ein verändertes Datum verwendet haben, wird es nach der Lastschrifterstellung korrekt zurückgesetzt.
Datensätze der Gruppe M sind schon einen Monat vor dem nächsten Abbuchungsdatum sichtbar. Dies macht eine Zwischenabbuchung möglich.

Unten müssen Sie nun auch die Angaben zu Ihrer eigenen Kontoverbindung eingeben.

Deutsche Umlaute im Namen des Kontoinhabers und im Verwendungszweck werden automatisch in ASCII-Zeichen umgewandelt (z.B. "ö" wird zu "oe", das "ä" zu "ae" u.s.w.), andere fremde Zeichen werden gelöscht!
Die Gläubiger-Identifikationsnummer bekommen Sie von der Bundesbank (Siehe unten).

Bitte auch das Verzeichnis für die SEPA-Xml-Datei aussuchen oder erstellen. Wenn Sie kein Verzeichnis angeben wird die Datei im Programmverzeichnis gespeichert.
Für jede Gruppe kann ein individuelles Verzeichnis angegeben werden. Diese Verzeichnisangaben werden vom Programm gespeichert.

IBAN, BIC und Gläubiger-Identifikationsnummer können hier nur angesehen werden. Bearbeitet werden diese Angaben in den Grundeinstellungen. Allerdings öffnen sich diese wenn Sie auf die entsprechenden Felder doppelklicken.

Die Referenzbezeichnung dient als Teil der Buchungsreferenz einer zusätzlichen Identifizierung des Lastschriftvorgangs. Diese Referenzbezeichnung setz sich in der Schülerverwaltung zusammen aus "Jahr-Monat/Gruppe/Referenzbezeichnung" . Vorgeschlagen ist "SEPA", gut möglich wäre auch ein Kürzel der Schule oder des Zahlungsempfängers.

M.-R.-V. steht für Mandats-Referenz-Vorsilbe. Diese Vorsilbe ist ein Teil der Mandatsreferenz die sich aus dieser Vorsilbe und der Schülernummer zusammensetzt. Sie ist eine eindeutige Kennzeichnung des Mandanten, dessen SEPA-Mandat wir erworben haben, damit das Honorar mittels SEPA-Basis-Lastschrift eingezogen werden darf.
Vorgeschlagene Vorsilbe ist "Sch". Die Referenz eines Schülers der in der HS-Schülerverwaltung die Schülernummer 760 hat wäre dann "Sch760". Möglich wäre auch z.B. "S" , "SN", "SNR" u.s.w.
Eingestellt wird diese Vorsilbe in den Grundeinstellungen (Doppelklick). In dem SEPA-Fenster ist sie lediglich sichtbar.

Nach dem Sie sich in den Grundeinstellungen für eine Vorsilbe entschieden haben klicken Sie auf die Schaltfläche dahinter. Damit wird diese Vorsilbe auf alle Schüler des aktuellen Jahres in der Finanztabelle übertragen und die Datensätze, die schon in der SEPA-Tabelle sind, für den Einsatz von SEPA vorbereited.
Wenn diese Vorsilbe einmal eingerichtet wurde, wird sie jedes Mal, wenn ein Schüler das erste Mal in die SEPA-Tabelle aufgenommen wurde, automatisch vergeben.
Bitte beachten Sie, dass mit der Übertragung der Vorsilbe auf alle Schüler, auch alle Datensätze als Erstlastschriften gekennzeichnet werden!

Mit "Ausf. Datum" wird das aktuell eingestellte Ausführungsdatum nochmal angezeigt. Das Ausführungsdatum kann aber auch hiermit geändert werden. Wählen Sie, nach dem Sie gefiltert haben, ein neues Datum aus und klicken Sie auf die Schaltfläche dahinter. Dieses Datum wird jetzt auf alle angezeigte Datensätze angewendet.

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Hier erfolgt eine Zusammenfassung der nötigen Schritte zur SEPA-Lastschrift:

Sie benötigen ein Bankkonto welches das Einreichen von Lastschriften unterstützt. Dies bitte als erstes abklären. Ein Geschäftskonto ist meistens dafür geeignet.
Gehen Sie als nächstes auf die Webseite der Bundesbank, lesen Sie die Erläuterungen und gehen Sie weiter bis zum Antragsformular. Füllen Sie dieses Formular aus und beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID (die beim SEPA-Verfahren vorgeschrieben ist). Diese Gläubiger-ID ist kostenlos.
Tragen Sie in den Grundeinstellungen auf der Seite "Lehrer / Allgemein" Ihre Angaben wie z.B. Gläubiger-ID, Ihre IBAN und BIC und die Referenzvorsilbe ein.
Übertragen Sie die Referenzvorsilbe auf alle Schüler mit der entsprechenden Schaltfläche.
Sie brauchen für alle Zahlungspflichtige (Schüler oder Eltern) ein SEPA-Mandat. Dieses SEPA-Mandat ersetzt die Einzugsermächtigung und beinhaltet Ihre Gläubiger-ID und die zukünftige Referenzkennung des Schülers. Wenn aus einer Familie mehrere Kinder unterrichtet werden, empfiehlt es sich, für jedes Kind ein individuelles SEPA-Mandat einzuholen. Die SEPA-Mandate werden mit dem "Schriftverkehrs- und Rechnungsmodul" der Schülerverwaltung erstellt (Vorlage: "Finanzen_SEPA_Mandat.dot") und müssen nur dem Zahlungspflichtigen zum Eintragen von IBAN und BIC und zur Unterschrift vorgelegt werden. Ein Anschreiben und ein zum Teil ausgefülltes Mandat ist im Schriftverkehrsmodul vorbereitet.
Erst müssen Sie aber diese Vorlage bearbeiten und Ihren Namen und Adresse statt dem des "Herrn Mustermann" eintragen. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche "Vorl. bearbeiten".
Es ist aber auch gut möglich das SEPA-Mandat samt Vorab-Ankündigung in die Unterrichtsverträge einzubauen. Damit entfällt ein großer Teil des zusätzlichen Aufwandes bei neuen Schülern.
Eine laufende Einzugsermächtigung behält ihre Gültigkeit. Als Mandatsdatum gilt dann das Unterschriftsdatum der Einzugsermächtigung. Benutzen Sie für die Vorabankündigung (Prenotification) des ersten Einzug mit dem SEPA-Verfahren mit 14 Tagen Vorlaufzeit die Vorlage "Finanzen_SEPA_Vorab-ankündigung(DTAUS).dot".
Bitte beachten Sie, dass es mit der Einführung von SEPA eine Pflicht zur Benutzung einer "Prenotification" (Vorankündigung) gibt. Vor dem Ersteinzug einer SEPA-Lastschrift schicken Sie mit 14 Tagen Vorlaufzeit eine Prenotification die Sie mit der Vorlage" Finanzen_SEPA_Ersteinzug_Ankündigung.dot" erstellen können. Ohne eine Vorab-Ankündigung ist eine Lastschrift nicht ungültig aber sie kann deutlich länger angefochten werden oder ihr widersprochen werden.
Sie brauchen von allen Schülern die Informationen über IBAN und BIC. Wenn Sie ein SEPA-Mandat erhalten haben, sind diese Angaben dort notiert. Bei den Schülern mit laufendem DTAUS-Einzugsverfahren können Sie die Vorlage "Finanzen_IBAN_anfordern.dot" benutzen, um diese Informationen zu bekommen. Ebenfalls können Sie einen "SEPA-Account-Converter" benutzen. Diesen können Sie zum Beispiel von den Sparkassen downloaden. Es wird aber an vielen Stellen empfohlen, sich trotzdem die IBANs von den Zahlungspflichtgen bestätigen zu lassen.
Achten Sie darauf, dass die erste Lastschrift mit dem SEPA-Verfahren immer als Erst-Lastschrift gekennzeichnet werden muss (auch bei laufendem DTAUS-Einzugsverfahren). Nachdem die Erstlastschriften ausgeführt wurden, wird die Erstlastschrift-Markierung automatisch aufgehoben.
Hier die weiteren Bedienungsschritte:

Erst alle Daten eingeben (IBAN, BIC, Mandatsdatum etc.)
Danach die fälligen Datensätze filtern (Die Schaltfläche "Fällige filtern").
Wenn Erstlastschriften vorhanden sind, fragt die Schülerverwaltung ob diese angezeigt werde sollen. Bestätigen Sie mit "Ja".
Die Gruppe "Erst" wird automatisch ausgewählt. Es werden jetzt alle Erstlastschriften, unabhängig von sonstiger Gruppierung, angezeigt.
Wenn keine Erstlastschriften vorhanden sind, können Sie eine der Gruppen auswählen.
Erstellen Sie die SEPA-XML-Datei und merken Sie sich das Verzeichnis wo die Datei gespeichert wurde. (Wenn erwünscht, vor der nächsten Erstellung das Verzeichnis ändern.)
Wenn noch fehlende Angaben entdeckt werden, wird der Vorgang abgebrochen und darauf hingewiesen.
Die SEPA-XML-Datei können Sie jetzt an die Bank schicken, entweder mit einer gesicherten Verbindung über den Browser oder mit einem Finanzprogramm (abhängig von Bank).
Bitte beachten Sie, dass Erst-Lastschriften und Einzel-Lastschriften 5 Bank-Arbeitstage als Vorlaufzeit benötigen. Wiederkehrende Lastschriften benötigen 2 Bank-Arbeitstage. Beide Lastschriftformen können aber schon 14 Kalendertage vor dem ausgewählten Ausführungstermin an die Bank geschickt werden.
Die Schülerverwaltung versucht zu erkennen ob zu wenig Bank-Arbeitstage bis zum Ausführungstermin berechnet wurden. In diesem Fall wird der Ausführungstermin automatisch nach hinten verschoben.
Weiterhin gibt die Schülerverwaltung eine Meldung aus, wenn es noch zu früh ist die Lastschrift-Datei an die Bank zu schicken.
Um die Abbuchungsvorgänge nachträglich überprüfen zu können, wird bei der Erstellung der Lastschriftendatei, im Ordner des aktuellen Jahres, eine Reportdatei erstellt. Dies hat den z.B. Namen "Lastschriften_A-12-20.qrp" . Dies bedeutet Lastschriften der Gruppe A in Monat 12 am Tag 20.

Alle Fehlermeldungen (falls vorhanden!) bitte direkt an: (mail@hjalmur.de)

Unterricht
Im Register Unterricht sehen Sie eine Tabelle für wo der Unterrichtsinhalt der einzelnen Schüler dokumentiert werden kann. Dies wird oft bei den städtischen Musikschulen gefordert, kann aber auch vom Nutzen sein wenn Sie Ihren Unterricht von der Umsatzsteuern befreit bekommen wollen. Die Benutzung sollte weitest gehend selbsterklärend sein. Sie wählen den Schüler in der linken Tabelle aus. Wenn der Unterricht heute dokumentiert werden soll klicken Sie auf "Heute". Es wird ein Datensatz mit dem heutigen Datum eingefügt. In die Spalte "Unterrichtsinhalt" haben Sie jetzt viel Platz um die Unterrichtsinhalte der aktuellen Stunde einzutragen.
Um eine Unterrichtsstunde einzutragen die eine oder zwei Wochen nach der letzten eingetragenen Stunde einzufügen benutzen Sie die Schaltflächen "+1 W." oder "+2 W.". Sie können aber auch mit dem Kalender ein individuelles Datum eingeben.
Für die Funktionen "Speichern", "Abbrechen" und "Löschen" finden Sie hier auch Schaltflächen.
Mit der "Kopierschaltfläche" können Sie die Inhalte der letzten Stunde in den aktuellen Datensatz hineinkopieren und sich auf die Weise die Schreibarbeit ersparen falls die Inhalte sich nicht oder kaum verändert haben.
Selbstverständlich können Sie diese Inhalte für jeden Schüler auch Ausdrucken, wenn es von Ihrer Schule gefordert wird.

Instrumente / Noten / Verleih
Wenn Sie Noten oder Instrumente an Ihre Schüler ausleihen kann der Ausleihvorgang hiermit dokumentiert werden.
Dazu werden die Noten und Instrumente erst in einer separaten Datenbank eingetragen.
Wählen Sie erst Noten oder Instrumente aus. Wenn Sie jetzt auf "Neu" klicken können Sie in einer Maske die Daten der Instrumente bzw. der Noten eingeben. Für die Instrumente berechnet das Programm die AfA (Abschreibung für Abnutzung) des laufenden Jahres aus. Wenn Sie das Jahresfilter aktivieren wird die AfA für das eingegebene Steuerjahr ausgerechnet. Wenn das Instrument in dem entsprechenden Jahr gekauft wurde wird die AfA anteilig ausgerechnet. (Wenn das Instrument 10.000,- Euro kostet und die Abschreibungsdauer auf 10 Jahre festgelegt wurde ist die AfA 1000,- Euro im Jahr. Wenn das Instrument in Juli gekauft wurde, werden in dem ersten Jahr 6/12 von diesen 1000,- Euro angerechnet = 500,- Euro.)
Bei Noten kann eine Liste aller im Steuerjahr gekaufter Noten erstellt und berechnet werden.
Die Sortierung kann über die Sortierungsschaltfläche geändert werden. Wenn die Buchstaben A-Z sichtbar sind, wird nach "Instrument / Marke" sortiert. Wenn die Zahlen sichtbar sind wird nach Instrumentennummer sortiert. Die Instrumentennummer ist eine nicht veränderbare Zahl die das Instrument im System erkennbar macht. Das gleiche gilt für die Noten. Sie können nach "Komponisten / Heftnamen" oder nach Notennummer sortiert werden.
Über die Schaltfläche mit dem "+" haben Sie die Möglichkeit Noten oder Instrumente bei "Haus der Musik" nachzubestellen. Am leichtesten geht es wenn Sie schon die Verlagsnummer mit dem Verlagskürzel bei Noten oder die Typbezeichnung bei Instrumenten eingegeben haben.
Nähere Anleitung sehen Sie wenn Sie auf die Schaltfläche klicken.
Über die Filter können Sie gezielt "nur freie", "nur ausgeliehene" oder "nur markierte" Noten oder Instrumente anzeigen lassen.

Im Verleihregister werden Ausleihvorgänge festgehalten. Sie können die Instrumente an Schüler verleihen. Oft ist es aber sinnvoller den Vertrag mit den Eltern zu machen. Für diesen Zweck können Sie den Datensatz des Schülers duplizieren (Strg-D), den Namen des Schülers in den Elternnamen verwandeln und Schüler-Art auf "Verleih" einstellen. (Der Tag wird automatisch auf "vl" eingestellt.) Diese Datensätze werden nur für diesen Zweck gespeichert und werden nicht in Stundenplänen oder Wochenübersicht sichtbar.
Legen Sie jetzt für den Verleiher einen neuen Eintrag in der Finanztabelle an und tragen Sie als Honorar die Miete ein.
Falls Sie doch an einen Schüler verleihen, müssen Sie die Miete für das Instrument und das aktuelle Honorar addieren.

Wählen Sie erst Instrument oder Noten aus ,danach erst den Schüler.
Wenn Sie jetzt auf die "Neu"-Schaltfläche klicken wird überprüft ob dieses Instrument oder Noten schon ausgeliehen sind. (Sehen Sie auch schon durch das rot gefärbte Statusfeld.) Wenn das Instrument oder die Noten noch frei sind wird die Ausleihe als Datensatz eingetragen. Sie sehen auch oben, dass der Schülername mit dem betreffenden Instrument oder Noten verbunden ist. (Gekennzeichnet durch eine schwarze geschweifte Klammer. Wenn der Ausleihvorgang nicht mehr aktuelle ist sehen Sie eine graue Klammer). Tragen Sie jetzt im Feld "Miete" die entsprechende Miete ein.

Wenn Sie einen Mietvertrag erstellen wollen, können Sie das Programm veranlassen eine entsprechende Word-Vorlage auszufüllen. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Handschlag. Als erstes öffnet sich ein Fenster wo Sie die verschiedenen Felder die Sie für den Mietvertrag benötigen auswählen können. Das Programm holt sich die Informationen aus 5 verschiedenen Datenbanken, der Schüler-, Noten-, Instrumenten- Finanz- und Verleihdatenbank. Instrument oder Notendatenbank werden automatisch ausgewählt abhängig von ausgewähltem Leihvorgang.
Sie müssen als erstes diese Vorlagen Ihren Bedürfnissen anpassen. Wählen Sie dazu die gewünschte Vorlage unten in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorl. bearb." Tragen Sie Ihren Namen oder den Name Ihrer Schule ein. Ergänzen Sie mit einem Logo (oder löschen Sie das Beispiellogo) und den nötigen Adressangaben. Wenn Sie auf die schattierten Felder doppelklicken, sehen Sie an der Benennung der Textmarke welches Datenbankfeld dort eingefügt wird. Ergänzen Sie bei Bedarf um weitere Felder. Die Verfügbaren Felder sehen Sie in den Linken Auswahllisten. Die schon ausgewählten sehen Sie in den rechten Auswahllisten. Nach erfolgter Bearbeitung bitte speichern.
Ganz unten können Sie den Bezahlmodus einstellen. Wenn der Schüler schon an dem Bankeinzugsverfahren Teil nimmt, ist dieser Modus hier auch voreingestellt. Vor dem Klick auf "In Word erstellen", sollten Sie den richtigen Bezahlmodus einstellen. Dies kann zwar auch in der ausgefüllten Vorlage geändert werden, ist aber so bequemer.

Wenn Sie auf die Summentaste klicken rechnet das Programm die Gesamtmiete aus. Wenn ein Rückgabedatum eingetragen wurde rechnet das Programm die Miete bis zum Rückgabedatum. Bei eingeschalteten Jahresfilter errechnet das Programm die Miete für das Steuerjahr. Dies ist allerdings nur in der Druckausgabe sichtbar.
Das Rückgabedatum kann nur über die Pfeilschaltfläche ausgewählt werden.
Die Einträge können nach Nachnamen, Schlüssel und Schlüsselnummer, Ausleihdatum oder Rückgabedatum sortiert werden.

Einstellungen
Die zentralen Einstellungen werden über die sogenannten "Grundeinstellungen" vorgenommen. Diese werden über das Menü "Einstellungen" / "Grundeinstellungen" erreicht (Strg-G).
Als erstes sehen Sie hier die Angaben zum Lehrer und allgemeine Einstellungen. Diese Angaben werden für die Berichte und andere Druckfunktionen benötigt und sind zum größten Teil selbsterklärend.

L_ID ist eine Ident-Nummer des Lehrers. Wenn Sie an einer Schule arbeiten die diese Software benutzt, können Sie hier Ihre zugewiesens L_ID eintragen. Ansonsten brauchen Sie hier nichts anzugeben.

Mit Unterr.zeit ist die Unterrichtseinheit gemeint. Die tatsächliche Länge dieser Einheit kann hier eingestellt werden. Dies hat Einfluss auf den Stundenplan, weil dort angegeben wird "von wann bis wann" eine Stunde dauert. Wenn ein halbe Unterrichteinheit z.B. 25 min dauert, wird hier "00:25" eingegeben, 0,25 Unterrichtseinheiten können 00:15 oder 00:20 sein u.s.w. Die Einheit "0,375" entspricht einer halben 45-Minuten-Stunde. Sie kann mit 22 oder 23 Minuten eingestellt werden.

"Abs. Kürzel" und "Betrefftext" werden beim Briefeschreiben benutzt. Sie können hiermit die üblichen Kürzel sie z.B. "Abs.:" oder "Betr.:" verändern oder löschen. Das Kürzel für Absender wird auch bei den Etiketten benutzt.

Geben Sie hier Ihre Bankverbindung ein. Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist nur wichtig wenn Sie mit der Schülerverwaltung Lastschriften erstellen. Für die ab 1.2.2014 vorgeschriebenen SEPA-Lastschriften brauchen Sie diese zwingend. (Siehe SEPA)
Die Referenzvorsilbe ist der erste Teil der Referenzkennung des Schülers. Diese werden für die sogenannten SEPA-Mandate benötigt, welche ebenfalls für die SEPA-Lastschriften vorgeschrieben sind.
Die SEPA-Mandate ersetzen die Einzugsermächtigung. Entscheiden Sie sich am Anfang verbindlich für eine Vorsilbe. Nachdem die SEPA-Mandate unterschrieben sind dürfen Sie diese nicht mehr ändern!!!
Die Referenzvorsilbe wird mit der Schülernummer zusammengefügt und ist gemeinsam mit der Gläubiger-Identifikationsnummer für die Bank eine Eindeutige Identifikation beider Parteien.
Bei der Refernzvorsilbe "Sch" (welche vorgeschlagen wird) bekommt der Schüler mit der Schülernummer 765 (sichtbar oben links in der Eingabemaske) die Referenz Sch765.
Sie können aber genauso eine andere Vorsilbe auswählen wie z. B. "S", "SNr", "SN" ..... wie Sie wollen.
Wenn die Gläubiger-Identifikationsnummer ungültig werden sollte (z. B. bei langer Nichtbenutzung) müssens Sie einmalig das Häkchen bei "Veränderte GL_ID" setzen.
Die neue Nummer wird dann in das linke Feld eingetragen und rechts, in das jetzt sichbare Feld, wird die alte Gläubiger-ID eingetragen. Dieser Wert wird nicht gespeichert! Solange hier etwas drin steht sind alle Lastschriften Erstlastschriften (Siehe SEPA). Alle anstehenden Lastschriftvorgänge müssen in so einem Fall einmalig mit dieser Konstellation ausgeführt werden damit die Bank dies korrekt für alle Geschäftsverbindungen einstellen kann.

Wenn der Cursor, beim Scrollen mit dem Mausrad, aus der Tabelle oder sogar aus dem Programm springt (vorgekommen bei der Maussoftware von Logitech), kann mit "Synchronisationszeit für Cursor" dieses Springen unterbunden werden. Die Wartezeit nach jedem Datensatzwechsel, ist in der Voreinstellung 20 Millisekunden, kann aber noch weiter erhöht werden falls nötig.

"Intelligente Filter" bewirken, dass die Filter "Nur aktive Schüler" und "Nur eigene Schüler" im Stundenplan und der Telefonliste automatisch gesetzt werden.

Wenn Sie "Laufende Nummer als Schülernummer" ankreuzen, wird bei der Erstellung eines neuen Datensatzes, die laufende Nummer des Datensatzes auch automatisch in das Feld "Schülernummer" ("S_ID") eingetragen.

Die Einstellungen für die Wochenübersicht sind hier vorzunehmen. Sie können auswählen ob die Einträge der Wochenübersicht in Proportion zu der Tageszeit nach unter verschoben, oder ob sie der Reihe nach von oben aufgelistet werden. Sie können auch auswählen, ob die Telefonnummer 1 mit in dieser Übersicht ausgedruckt werden soll.

Mit "Nur Privatschüler in Finanztabelle" können Sie einstellen, ob nur Privatschüler in die Honoratabelle aufgenommen werden oder ob Sie auch die Schüler einer (eigenen) Schule in dieser Tabelle führen wollen.

Mit "Stundenplan-Abschnitte auf neuer S. drucken wenn tiefer als 70 % der Seite" können Sie verhindern, dass im Stundenplan ganz unten nur die Überschrift eines neuen Abschnittes (Tages) gedruckt wird, der Abschnittinhalt aber erst auf der nächsten Seite Platz hat. Voreinstellung ist 70%, Sie können aber mit diesen Werten jonglieren, um das optimale Ergebnis zu erzielen.

Die Grafikdatei für das Logo (f. Briefkopf oder Berichte) kann hier ausgewählt werden (Klicken Sie auf das Ordnersymbol rechts in dem Feld). Einstellungen wie Größe oder genauere Platzierung werden auf der Registerkarte "Bericht/Briefk." vorgenommen.

Die Schriftart und Schriftgröße der Reports werden hier eingestellt.

Weiterhin gibt es hier die Möglichkeit die Fenster und andere Elemente der Schülerverwaltung zu skalieren (prozentual zu vergrößern). Auswählbare Werte sind 0, 8, 14, 20, und 30 Prozent. Sie können aber eine beliebige Zahl in die ComboBox schreiben. Sie werden sehen, dass einige Werte sich negativ auf die Darstellung auswirken können. Experimentieren ist also wichtig.

Für die Schulen sind zum großen Teil die gleichen Angaben wie auf der Seite "Lehrer / Allgemein" vorzunehmen. Statt "Berufsbezeichnung" wird "2. Zeile Briefkopf" eingegeben. Diese 2. Zeile kann in der separaten Briefkopfeinstellung ausgeschaltet werden.
Ansprechpartner ist für Rechnungen. Wenn Sie der Schule eine Rechnung schicken, über den dort geleisteten Unterricht, müssen Sie hier den Ansprechpartner eintragen.

Mit "Vertr. Std.z" ist die "vertragliche Stundenzahl" gemeint. Wenn in Ihrer Schule der Ferienüberhang umgesetzt wird, können Sie ihn hier auch eingeben. So kann in dem Stundenplan die freie Unterrichtszeit errechnet werden (falls vorhanden). Hier müssen die Filter für die jeweilige Schule ausgewählt werden. Damit erkennt das Programm bei welcher Filtereinstellung es sich um eine Schule handelt.
(Es ist davon auszugehen, dass Sie nicht "Schule1" oder "Schule2" als Kürzel verwenden wollen. Dies kann über "Einstellungen" / "Auswahlfelder bearbeiten" geändert werden).

Auf der Registerkarte "Bericht/Briefk." finden Sie die genaueren Einstellungen für die Berichte und den Briefkopf.
Wählen Sie als erstes, ob Sie die Einstellungen für "Lehrer", "Schule1" oder "Schule2" vornehmen wollen. (Wenn ein Filter aktiv ist, wird die entsprechende Voreinstellung vorgenommen.)

Unter "Berichte" können Sie einstellen, ob der Berichtskopf nur mit dem Namen des Lehrers (oder der Schule) oder mit einem Logo gestaltet werden soll. Sie können dafür auch die Schriftart und Schriftgröße einstellen und Sie können einstellen, wie diese auf dem Papier platziert werden sollen. ( Wenn Sie eine Zahl mit einem vorangestelltem Minuszeichen eingeben (z.B. "-10") dann wird nach links oder nach oben verschoben. Wenn Sie ein Zahl ohne Vorzeichen eingeben, wird nach rechts oder nach unten verschoben).
Ähnliche Einstellungen können Sie für den "Briefkopf" vornehmen. Sie können hier die Größe der Unterschriften-Grafik einstellen. Außerdem können Sie entscheiden, ob die 2. Zeile oder die Adressangaben angezeigt werden, oder ob die Schriftart des Briefes auch im Briefkopf benutzt wird. Weiterhin kann das Adressfeld verschoben werden.

Standardfilter = die Filtereinstellung die als erstes erscheint, wenn Sie Filter1 anklicken und vorher kein anderes Filter benutzt haben.

Online-Stundenplan

Der Online-Stundenplan ist dafür gedacht, dass die Lehrkraft seine Stundenpläne "online" mit der Schule abgleichen kann. Wenn Sie im Menü "Datei" auf "Online-Stundenplan" klicken, kommen Sie auf die fünfte Registerkarte der Grundeinstellungen wo Sie ein FTP-Übertragungsmodul vorfinden. (FTP = File Transfer Protocol = Datei-Transfer-Protokoll). Diese Funktion ist immernoch nicht völlig ausgereift, funktioniert aber trotzdem in Ansätzen.

Das Konzept für diesen Austausch ist folgendermaßen:
Der Lehrer bekommt von der Schule eine ID-Nummer. Diese ID-Nummer wird für die Benennung der Lehrerdatei benutzt. Davor wird eine Vorsilbe gesetzt die diese Datei als Lehrerdatei identifiziert. Dahinter kommt dann auch noch die Dateierweiterung für die Datenbankdatei. Als Beispiel können wir annehmen dass die ID-Nummer als "12345" festgesetzt wurde. Die Lehrerdatei bekommt in der Standardeinstellung die Vorsilbe "L_" und als Dateierweiterung ".sql". So würde die Lehrerdatei den Namen "L_12345.sql" bekommen.
Die Datei kann jetzt auf den Server der Schule hochgeladen werden. Die Angaben werden von der Schule überprüft und mit Veränderungen und Ergänzungen auf dem Server mit dem Namen "S_12345.sql" gespeichert. (Durch die Vorsilbe "S_" wird die Datei als Schuldatei gekennzeichnet. Diese Datei kann dann von dem Lehrer herunter geladen werden und mit den vorhandenen Daten abgeglichen werden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Abgleichen". Dabei werden die Datensätze automatisch auf Unterschiede verglichen und die Veränderungen oder neue Datensätze nach einer Bestätigung mit einem Klick übernommen.

Die Bedienung des Onlinemoduls ist folgendermaßen:
Sie müssen als erstes die Schule auswählen und dem Stundenplan einen Namen geben (z. B. die ID-Nummer des Lehrers). Wählen Sie entweder SQL oder CSV als Format.
Jetzt müssen Sie die Einstellungen für den FTP-Server der Schule vornehmen. Meine Vorstellung ist, dass als Benutzerkennung auch die ID-Nummer des Lehrers benutzt wird und dass die Zugriffsrechte auf dem Server auf diese Datenbankdatei des Stundenplanes beschränkt ist. Die Informationen über die Einstellungen für den FTP-Server würden Sie gegebenenfalls von Ihrer Schule bekommen. Nachdem alle Einstellungen eingegeben wurden, klicken Sie auf das grüne Häkchen, um die Einstellungen für diese Schule zu speichern. Das Passwort wird dabei nicht gespeichert.
Sie können, nach dem Sie alle Informationen eingegeben haben, auf die Schaltfläche "Mit Server verbinden" klicken. Das Programm nimmt Kontakt mit dem voreingestellten FTP-Server auf. Wenn diese Verbindung steht, wird das in der Statuszeile im Hauptprogramm angezeigt. Wenn Sie ein Online-Stundenplan erstellt haben, können Sie ihn jetzt "hochladen". Sie können aber auch die Schuldatei des Stundenplanes für diese Schule, "herunter laden". Beides dauert nur wenige Sekunden.
Um die Verbindung mit dem Server jetzt zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Verbindung trennen".
Als FTP-Server kann ein über das Internet ereichbarer FTP-Server benutzt werden.

Hilfe & Internet
Als Ersatz für die normale Hilfe habe ich diesen "Mini-Browser" programmiert. Im wesentlichen ist er nur eine abgespeckte Version des "Internet Explorers" von Microsoft™. (Er benutzt Teile daraus.) Wenn der Internet Explorer nicht installiert sein sollte, versucht das Programm die Hilfedatei mit einem anderen Browser zu starten.
Der Vorteil des Mini-Browsers ist, dass Sie mit ihm direkt auf die Homepage des Programms gelangen können und, falls vorhanden, ein Update downloaden oder weiterführende Infos lesen (Schaltfläche "Home"). Sie können, wie bei einem normalen Internet-Browser, mit einem Klick auf die Themen direkt zu den Inhalten gelangen. Mit einem Klick auf den Pfeil (z.B hier über diesem Abschnitt) gelangen Sie wieder zurück an den Anfang der Seite. Internetadressen können mit einem Klick auf das grüne Häkchen in der Auswahlliste gespeichert werden. Mit einem Klick auf die Mülltonne wird der aktuelle Eintrag gelöscht. Mit einem Klick auf das Ordnersymbol können Sie HTML-Dateien oder Text-Dateien auf der Festplatte öffnen.
Wenn Sie diese Hilfedatei nicht mit dem internen Browser starten konnten, können Sie die Homepage des Programms über diesen Link erreichen: http://www.hjalmur.de/bits_bytes.htm

Registrierung
Wenn Sie das Programm über die Testperiode (60 Tage) hinaus benutzen wollen, müssen Sie das Programm bezahlen und registrieren.
Dafür wird ein Registrierungsschlüssel benötigt. Dies ist eine 24-stellige Zahl, die Sie zugeschickt bekommen wenn Sie bezahlt und mir Ihren Installationsschlüssel geschickt haben. (Der Installationsschlüssel ist eine rote Zahl im Registrierungsfenster.)
Hier der genauere Vorgang:

1) Gehen Sie auf die Registrierungsseite im Internet (http://www.hjalmur.de/Register.htm). Füllen Sie die Felder des Formulars aus. Die Felder die auf jeden Fall ausgefüllt werden müssen, sind "Nachname", "Vorname" , "Adresse" und "Installationsschlüssel". Diese Angaben brauche ich für Ihre eindeutige Identifikation falls Ihr Registrierungsschlüssel irgendwann unbrauchbar werden sollte. (Das passiert z.B. bei einem Systemwechsel wenn Prozessor und Hauptplatine gewechselt wurden, oder eine Neuinstallation vom Betriebssystem vorgenommen wurde. Dann haben Sie natürlich das Recht auf eine Zweitversion eines Registrierungsschlüssels.) Achtung! Die Registrierungsseite funktioniert nur bei aktivem Javascript!

2) Wenn die Schülerverwaltung von einer Version älter als Version 2.4 updaten wollen, brauchen Sie nur 20 ,- Euro zu überweisen, ansonsten überweisen Sie den Betrag von 60,- Euro auf mein Konto oder schicken Sie mir einen Verrechnungscheck. (Adresse siehe unten). Das Update ab Version 2.4 ist kostenlos.

Hjalmur Sighvatsson
IBAN: DE03440100460492910468
BIC: PBNKDEFF
Verwendungszweck1: "HS-SVW" und Ihr Installationsschlüssel.
Verwendungszweck 2: Ihr Name

("HS-SVW" ist natürlich die Abkürzung für die HS-Schülerverwaltung.)

3) Wenn das Geld auf dem Konto ist, schicke ich umgehend den Registrierungsschlüssel an die Absendeadresse Ihrer EMail oder an die in dem Registrierungsformular angegebene E-Mail-Adresse.

Es geht natürlich auch in der Briefform.
Schicken Sie dafür einen Brief mit den gleichen Informationen an:

Hjálmur Sighvatsson
Nikolausstraße 7
50259 Pulheim / Brauweiler

Nicht vergessen, Ihren Namen und Adresse einzufügen!!!

In der Ferienzeit werden Sie nicht das Registrierungsformular zu sehen bekommen, sondern nur einen Hinweis darauf, dass momentan keine Registrierung möglich ist.

Nach der Registrierung sollten Sie die Registrierungsdaten (vor allem Kundennummer) an einem sicheren Ort aufbewahren, damit Sie falls nötig eine neue Registrieungsnummer bekommen können.

Tastaturkürzel

Dies sind die Tastaturkürzel des Programms:

Strg - Q	Vorgaben für neuen Datensatz speichern	Strg-G	Grundeinstellungen
Strg - B	Auswahllisten bearbeiten	Strg - N	Neuen Datensatz erstellen
Strg - Entf	Datensatz löschen	Strg - Einfg	Datensatz einfügen
Strg - D	Datensatz duplizieren	Strg - K	Datensatz kopieren
Strg - S	Datensatz speichern	Strg - L	Alle Datensatzfelder löschen
Strg - M	Datensatz markieren	Strg-Alt-M	Alle Markierungen löschen
Strg-Alt-F	Alle Filter entfernen	F4	Markierung ein / aus
Strg-F4	Mehrere Datensätze hintereinander markieren	Bild auf	Gehe zum vorigen Datensatz
Bild ab	Gehe zum nächsten Datensatz	F1	Die Hilfe aufrufen
F2	Sortierung "Tag / Zeit"	F3	Sortierung "Nachname / Vorname"

Daten übernehmen (Version 1.8 >> 2.2)
Um nach einer erfolgreichen Installation der Version 2.2 die Daten aus der Version 1.8 zu übernehmen bitte folgendes beachten:

Wenn Sie die Version 1.8 unter Windows Vista bis Windows 8 benutzt haben müssen Sie erst mit der Version 1.8 eine Datensicherung machen. Am besten speichern Sie die Daten auf einem USB-Stick. Benutzen Sie hierfür die Datensicherungsfunktion der Version 1.8.
Unter Win XP gehen Sie direkt zu Punkt 2.
Schließen Sie die HS-Schülerverwaltung und starten Sie im Verzeichnis der neuen Version 2.2 das Programm "DBImport.exe" (Auch erreichbar mit "Start >> Alle Programme >> HS-Schülerverwaltung >> Daten aus Vesion 1.x übernehmen".) Mit diesem Programm, was immernoch mit den Daten aus Version 1.8 und der "Borland Database Engine" kommunizieren kann, müssen Sie jetzt die alten Daten Importieren.
Öffnen Sie als erstes mit einem doppelklick das Verzeichnis der Version 1.8. Unter Windows Vista bis Windows 8 jetzt bitte das Laufwerk und Verzeichnis Ihrer soeben gemachter Datenischerung auswählen
Auf der rechten Seite sollten Sie jetzt die Tabellen der Version 1.8 sehen. Wenn nicht, versuchen Sie nochmal das Verzeichnis mit einem Doppelklick (links auf das Verzeichnis) zu öffnen.
Markieren Sie mit gedrückter Strg.-Taste die im Importprogramm aufgelisteten Tabellen.
Bestätigen Sie, dass die vorhandenen Tabellen alle überschrieben werden.
Überprüfen Sie auf Fehlermeldungen.
Wenn alle Daten importiert werden konnten und alles eine Weile störungsfrei gelaufen ist, machen Sie bitte mit der neuen Version die erste Datensicherung. Danach können Sie die Version 1.8 löschen.

Wenn das Importprogramm unter Vista, Win7 oder Win8 nicht läuft müssen Sie im Verzeichni der alten Version die Datei: "Installation Vista.html" lesen.

Versionsgeschichte

Version 2.6 (11.01.2016)

Ein neues Installationsscript wird verwendet welches Schreibrechte im Installationsordner der Schülerverwaltung sicherstellt.
Der Grund ist ein Bug im Update zu Windows 10 welches dem Benutzer bereits erteilte Schreibrechte aberkennt.
Das Shareware-Modul verwendet nicht mehr die Seriennummer der Festplatte für die Erkennung des Computers.
Der Grund ist, dass bei Windows 10 manchmal die Seriennummern einer beliebigen angeschlossenen Festplatte oder sogar die eines Druckers erkannt werden.
Dies führte gelegentlich zu immer wiederkehrenden Registrierungsaufforderungen.
Die Datanbankengine (Absolute Database) wurde wegen verbesserter Windows 10 Unterstützung aktualisiert.
Ein automatisches Backup der Datenbank beim Programmstart im Unterordner "\backup" wurde hinzugefügt. Versehentlich gelöschte Datensätze können so zurückgespielt werden (Siehe Abgleich).
Achtung! Da dieses Backup nur in einem Unterordner der Schülerverwaltung erfolgt, ersetzt es nicht das regelmäßige Backup auf einer anderen Festplatte oder USB-Stick !!
Für die Registrierung wird ein neues CLS-ID verwendet. Konflikte mit den Registrierungen früherer Versionen dürften vorbei sein.
Aus dem gleichen Grund ist aber eine erneute Registrierung nötig. Für die Benutzer der Versionen 2.4 und 2.5 ist dieses Update kostenlos.
Die Übernahme der Daten vom Vorjahr in der Finanztabelle und der Klassenliste wurde überarbeitet.
Mehrere kleinere Verbesserungen.
Ab Unterversion 2.6.0.1 (12.2.2016) können Sie den Wochentag aus einem Auswahlmenü auswählen.

Version 2.5.0.2 (25.1.2014)

Kleinere Verbesserungen und Bugfixes

Wenn mehrere Schüler gleichzeitig das Abmeldedatum erreichen, werden alle automatisch aus der SEPA-Einzugstabelle entfernt (wenn dort geführt), in der Finanztabelle nicht mehr automatisch geführt und in der Schülertabelle als ehemalige Schüler geführt ( .. und nicht nur einer auf einmal, wie bisher).
Über der E-Mail-Adresse des Schülers ist jetzt eine kleine Schaltfläche für das schnelle Zuschicken der eigenen Bankverbindung eingefügt worden.
Die Filtereinstellungen von "Filter2" werden zwischen Sitzungen gespeichert, sowohl in der Schülertabelle als auch in der Finanztabelle.
Eine Fehlermeldung bei der Aufnahme von neuen Schülern in die Finanztabelle wurde behoben.

Version 2.5.0.1 (16.1.2014)

Kleinere Verbesserungen und Bugfixes im Sepa-Modul.

Erst-Lastschriften werden als Gruppe behandelt (was die Handhabung weniger verwirrend macht).
Wenn kein Speicherort für die SEPA-XML-Dateien ausgesucht wurde, wird ein Unterordner mit dem Namen der Gruppe im Programmverzeichnis erstellt. (Hier war ein Bug in Version 2.5)

Version 2.5 (2.1.2014)

Die Schülerverwaltung ist jetzt komplett auf IBAN und BIC umgestellt worden.
Die Lastschrift-Funktion ist ab jetzt nur noch mit SEPA möglich.
Die SEPA-Xml-Datei hat jetzt die Versionsnummer 2.7 (pain:008.003.02 , freigegeben in November 2013) .
IBAN, BIC und Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers werden jetzt auch im SEPA-Fenster angezeigt.
Als Kontoinhaber wird jetzt der eingetragene Erziehungsberechtigte als Kontoinhaber übernommen und nicht mehr der Schüler. (Dies war ein Bug in Version 2.4)
Das Datenbankfeld, welches früher für die Umschaltung von DTAUS auf SEPA benutzt wurde ("UseSEPA"), wird jetzt für das Merkmal der Einzel-Lastschrift verwendet.
Für das Merkmal der Letzt-Lastschrift wird mit dem Updatevorgang ein neues Datenbankfeld hinzugefügt ("FNAL").
Bei dem Filtern der fälligen Datensätze sind jetzt zwei Gruppen wählbar (A und B). Weiterhin können Sie mit den Gruppen E und L die Datensätze mit Einzel-Lastschriften und Letzt-Lastschriften auswählen.
Bei zu kurzer Vorlaufzeit wird das Ausführungsdatum der SEPA-Lastschrift automatisch korrigiert.
Die eigene Bankverbindung (z. B. im Briefmodul) ist ab sofort nur mit IBAN möglich.
Wenn Sie in der Eingabemaske oder im Stundenplan auf die Schaltflächen der Tage klicken, wird jetzt der erste Eintrag des entsprechenden Tages ganz oben angezeigt.
Das Feld "Raum" wurd auf 7 Buchstaben erweitert.
Die gespeicherten Reportdateien (z. B. Stundenpläne oder Lastschriftenreport) und "Schülerdaten leer" werden jetzt beim Öffnen mit der gleichen Größe wie die übrigen Reports dargestellt.
Die Verträge wurden auf SEPA eingerichtet und ein Vertrag mit Vorbereitung für SEPA-Lastschriften wurde hinzugefügt. (Word)
Bei der Aufnahme in die Finanztabelle können Sie den Schüler automatisch in die Lastschriftentabelle aufnehmen.
Diverse kleinere Verbesserungen.
Dieses Update ist für User der Version 2.4 gratis.

Version 2.4 (1.2.2013)

Neue Felder im DTAUS / SEPA-Modul für die Erfassung von IBAN, BIC, Mandatsreferenz, Datum der Mandatserteilung, abweichender Zahlungspflichtiger, SEPA-Verwendung, Erst-Lastschrift-Kennung, Geänderte IBAN und letztem Abbuchungsdatum - alles für die Umstellung auf die SEPA-Lastschriften.
Erfassung von eigenen IBAN, BIC, GläubigerID, Referenzvorsilbe. (in den Grundeinstellungen)
Erstellung von individueller Referenznummer für jeden Schüler und deren Übertragung auf alle Einträge in der Finanztabelle.
Modul zur Erstellung der XML-Datei für die SEPA-Lastchriften. (SEPA-Gutschriften werden noch nicht unterstützt)
Unterstützung des gesamten Prozesses in der Umstellung auf SEPA mit Schriftverkehr an die Eltern, Informationen über den Erwerb von Gläubiger-ID bei der Bundesbank u. s. w.
Neues Modul für die Erstellung von Rechnungen (Einzel- und Gruppenrechnungen) welches auch für den Briefverkehr bezüglich der SEPA-Umstellung verwendet wird.
Die Lehrer-ID-Nummeren (L_IDs) können jetzt in der Eingabemaske aus einer Liste gewählt werden.
Bei Übernahme der Schüler aus dem Vorjahr im Finanzmodul und Klassenliste werden Schüler mit mehr als 30 Tage altem Kündigungsdatum nicht mit übernommen.
Das Hauptfenster der Schülerverwaltung kann jetzt skaliert werden. Diese Skalierung wird über die Grundeinstellungen vorgenommen.
Recht viele kleinere Verbesserungen.
Für dieses Update wird eine Updategebühr von 20,- Euro erhoben. Grund ist der hohe Arbeitsaufwand bei der SEPA-Programmierung.

Version 2.3 (12.12.2012)

Umstellung auf Delphi 2007 (statt Delphi 5)
Die Auswahlboxen mit Jahren oder Schuljahren werden automatisch erweitert. (8 Jahre zurück und 2 Jahre inn die Zukunft.)
die FTP-Funktion wurde neu geschrieben weil ein neues Modul eingesetzt werden musste.
für den Datenabgleich kann jetzt auch das CSV-Format verwendet werden.
Schaltflächen wurden im Aussehen geändert und geringfügig anders geordnet.
Im DTAUS-Fenster kann der Speicherort der DTAUS-Dateien mit einem "Ordner-auswählen-Dialog" ausgewählt werden.
Die DTAUS-Funktion wurde neu in Delphi implimentiert (Selbst erstellte BPL-Datei)
Weitere Probleme bei Datensicherung und Rücksicherung wurden beseitigt, hoffentlich das letzte Mal.
Die Einstellung der Hintergrundfarben ist um drei vordefinierte Farbkombinationen erweitert worden. (Die Namen bitte mit einem Augenzwinkern erdulden ...)
Beim Setzen des Filter1 wird immer das Filter des aktuellen Schülers verwendet. So kann es nicht mehr vorkommen, dass der ausgewählte Schüler durch das setzen des Filters unsichtbar wird.
Um einige Datenbankfelder zu erweitern kann ein Updateprogramm aufgerufen werden (Update.exe). Es handelt sich um die Felder Tel1, Tel2, Handy1, Handy2 und EMail. Dort können jetzt längere Inhalte eingefügt werden.

Version 2.2 (04.01.2011)

Ein Bug in der Datenrücksicherung wurde beseitigt. Wenn die Funktion "Alle Daten wiederherstellen" ausgeführt wurde, hat die Datenbank-Datei die Rücksicherung blockiert. Dies wurde hiermit behoben.

Version 2.1 (04.11.2010)

Einige kleine Bugfixes und zusätzliche Erläuterungen. Keine neuen Funktionen.

Version 2.0 (14.02.2010)

Die Datenbank wurde auf die Basis von Absolute Database™ gesetzt.
Das Programm ist jetzt Windows Vista und Windows 7 kompatibel. (Ich habe ausgiebig mit den 32 Bit-Versionen dieser Betriebssysteme getestet. Unter Windows 7 64 Bit ist die Schülerverwaltung auch gelaufen, aber nur wenig getestet)
In den Berichten kann jetzt ein kleiner Editor benutzt werden.
In der Finanztabelle ist das Feld "L_ID" hinzugekommen. Damit können die Einnahmen eines Mitarbeiters leichter beurteilt werden
Die Schaltflächen auf der Unterrichtsseite wurden anders gruppiert.
Wenn Sie Inhalte von einem Laptop mit den Inhalten des heimischen PCs abgleichen kann es vorkommen, dass die externen Tabellen eine falsche Schülernummer haben. Dies lässt sich mit der Funktion "Datensatz / SchüerNr. anpassen" korrigieren.
Sehr viele kleine Anpassungen an die neue Datenbank die "unter der Motorhaube" werkeln und die Leistung verbessern.

Version 1.8 (10.10.07)

Neues Register mit Verwaltung von Unterrichtsinhalten.
Neues Register mit Verwaltung von Noten, Instrumenten und deren Verleih.
Neu in Schülerdatenbank: Felder für Abmeldedatum und Aufgabenverwaltung. (Bei Programmstart wird auf fällige Aufgaben überprüft und Schüler mit fälligem Abmeldedatum werden automatisch als ehemalige Schüler eingestellt und werden auch nicht mehr automatisch in der Finanztabelle oder Bankeinzugstabelle geführt)
In dem Ausbildungsbericht können die Überschriften eingestellt werden, und Datensätze leichter markiert werden.
Neu in Finanzregister: Erfassung von Zahlungsart (Überweisung, Bankeinzug, Barzahlung).
Im Bankeinzugsfenster können Sie jetzt Gruppen mit flexiblem Abbuchungsdatum einrichten (Auch mit markierten Datensätzen).
Es können jetzt auch (eingeschränkt) Gutschriften für die Mitarbeiter mit dem Programm gemacht werden.
Der Inhalt der Bankeinzugsdatei wird als QuickReport-Datei gespeichert und kann für Kontrolle später eingesehen werden.
Die Klassenliste wurde ein wenig übersichtlicher gestaltet.
Im Brieffenster wird jetzt die Briefanrede angezeigt. Auch kann jetzt eine Betreffzeile geschrieben werden. Mit dem Text wird auch die Schülernummer mitgespeichert. So sucht das Programm bei dem erneuten Laden des Brieftextes automatisch den richtigen Schüler.
Briefe können bei Bedarf wieder mit dem ursprünglichen Datum ausgedruckt werden.
Stundenpläne und Finanztabelle können zwischendurch mit dem Menü "Reports" als Quickreport-Schnappschüsse gespeichert werden. Diese können auch an gleicher Stelle geöffnet und ausgedruckt werden.
Das Feld mit dem Geburtstag färbt sich am Tag vor dem Geburtstag gelb, am Geburtstag rot und am Tag danach hellblau.
Defekte Daten können mit einem Reparaturprogramm wieder flott gemacht werden.
Der Export in Excel kann jetzt aus fünf verschiedenen Tabellen vorgenommen werden. Die Zieldatei lässt sich auswählen oder umbenennen.
Datensätze können nach Nachname, Vorname oder Schülernummer gesucht werden.

Version 1.6 (01.09.05)

Daten können jetzt mit externen Daten abgeglichen werden. (Menü Datei / Daten abgleichen ...)
Bankdaten können in die Word-Verträge eingebunden werden. Hier können jetzt auch weitere Felder definiert werden.
Die Kündigungsfristen können flexibler eingestellt werden.
Kalendereinträge können ausgewertet werden (unregelmäßige Bezahlungen, Mitarbeiterhonorare)
Mitarbeiterhonorar wird errechnet.
Tabellenüberschriften der Finanztabelle können in der Liste gespeichert und editiert werden.
Das Interface der Klassenliste wurde deutlich verbessert.
Im Briefmodul kann jetzt auch eine Betreffzeile eingegeben werden. Die Kürzel "Abs.:" und "Betr.:" können eingestellt werden.
Intelligente Filter können in den Grundeinstellungen ein- oder ausgeschaltet werden.
Mit den Reports können Stundenpläne oder die Finanztabelle bequem in der Druckvorschauform gespeichert werden (Quickreports).
Diverse kleinere Verbesserungen.

Version 1.5 (14.11.04)

Es können jetzt die Schüler von mehreren Lehrern verwaltet werden. Eine zusätzliche Option "Lehrer" wurde in der Auswahlliste "Schule / Privat" eingefügt.
Die Tabelle Adressenliste wurde durch eine Übersichtstabelle in der Eingabemaske ersetzt. Eine Adressenliste ist nach wie vor in den Druckfuntktionen vorhanden.
Die Gruppennummern werden jetzt nicht mehr im Stundenplanausdruck angezeigt.
Die Eingabemaske wurde gründlich überarbeitet.
Die Filter sind jetzt alle oben im Schaltflächenbereich.
Filter werden, bei Registerwechsel zum Stundenplan oder Klassenliste, "intelligent" gesetzt. Gesetzte Filter werden rot angezeigt um Fehlbedienung zu vermeiden.
Beim Einfügen eines neuen Datensatzes werden alle Filter automatisch gelöscht. Bei Veränderung des Monats, in der Auswahlbox im Register Klassenliste, wird dieser jetzt in der Tabelle richtig angezeigt.
In Filter 2 werden im Register Klassenliste nur die benutzbaren Optionen angezeigt.
Die Hintergrundfarbe der Tabellen kann jetzt eingestellt werden.
Das "Beenden" ist jetzt links oben und wandert nicht mehr mit.

Version 1.4 (14.07.04)

Eine Klassenliste (Anwesenheitsliste) kann jetzt mit dem Programm geführt werden. Die Jahresunterrichtsstunden werden damit erfasst.
Das Formular für den Bankeinzug wurde weiter verbessert. Mit "Strg-F4" können mehrere Datensätze in Folge markiert werden.

Version 1.0

Am 03.03.03 wurde die erste offizielle Version ins Netzt gestellt. Die ersten 5 User bekamen noch einen gratis Registrierungsschlüssel wenn sie Verbesserungsvorschläge und Fehlermeldungen an mich weiter gaben.

Bekannte Fehler

Wenn Sie in den Tabellen mit dem Mausrad schnell hin und her scrollen kann es vorkommen, dass der Cursor aus dem Programm springt und irgendwelche Symbole auf dem Desktop markiert. Dies ist z.B. bei der Maussoftware von Logitech vorgekommen. Wenn dies bei Ihnen ein Problem darstellen sollte, kann eine Synchronistationszeit nach jedem Datensatzwechsel eingestellt werden. (Siehe Grundeinstellungen). Wenn Sie damit keine Probleme haben, lassen Sie diese Wartezeit weg.

Wenn Sie das Feld "Zeit" anklicken werden die Minuten immer als :00 angezeigt, auch wenn der Wert noch nicht geändert wurde. (15:45 wird als 15:00 angezeigt). Dies ist eine Eigenart der Eingabemaske die ich nicht verändern kann. Wenn Sie in ein anderes Feld klicken, wird die Zeit wieder mit dem eingegebenen Wert angezeigt.

Dieses Programm ist nicht geeignet für Bildschirmauflösung unter 800 x 600

Dieses Programm ist nicht optimal geeignet für die Bildschirmeinstellung "Große Schriftarten". (Eigenschaften von Anzeige / Einstellungen / Erweitert). Es kommt dann zu Darstellungsschwierigkeiten in einigen Fenstern. Stellen Sie lieber die Größe der Schrift ein mit "Eigenschaften von Anzeige" / "Darstellung" (Rechtsklick auf den Desktop) und benutzen Sie "Kleine Schriftarten".

In der Druckvorschau werden nicht alle Linien zwischen den Zeilen dargestellt. Dies hat aber keinen Einfluss auf den Ausdruck. In einigen Fällen verschwinden sogar einzelne Buchstaben in der Vorschau. Auch dies hat keinen Einfluss auf den Ausdruck. Dies ist ein Bug in dem Vorschaumodul von Q-Soft. (Bestandteil von dem Delphi Programmiertool).
Wenn Sie in der Druckvorschau mit der Maus über das Druckersymbol gehen, sehen Sie als Funktionsbeschreibung "Vorschau anzeigen". Es müsste aber "Dokument drucken" oder so ähnlich heißen. Auch dies ist ein Bug in diesem Vorschaumodul von Q-Soft, den ich nicht ändern kann.
Wenn Sie das Programm auf einem vorinstallierten Windows 7 (OEM) einrichten, wird das Datum oft erst falsch angezeigt. Dies ist ein Bug im Windows 7 (OEM) der durch einen fehlenden Registerwert verursacht wird. Die Lösung ist hier einfach. Wechseln Sie in der Systemsteuerung das Datumsformat in das englische Format und speichern Sie diese Änderung. Danach wechseln Sie wieder zurück in das deutsche Format. Ab jetzt wird das Datum korrekt angezeigt.

Credits / Danksagung

Credits for the AVLock Gold 5 component, goes to Alcides Valega, Santa Cruz, Argentina.
Besten Dank auch an Peter für Anregungen und ausgiebiges Testen.

Dann zum Schluss nur die übliche Vorkehrung:
Jegliche Benutzung des Programms ist auf eigene Verantwortung! Es kann keine Garantie dafür gegeben werden, dass es nicht unter bestimmten Umständen zu Programmabstürzen kommen kann. Für einen Datenverlust in dem Zusammenhang kann keine Gewähr übernommen werden. Für dieses Programm wie auch für alle andere gilt: Sichern Sie immer regelmäßig Ihre Daten und machen Sie regelmäßig eine Datensicherung mit diesem Programm. Nur so können Sie sich vor unangenehmen Überraschungen sichern!